Störenfriede ausschalten, Zeit managen

Ich komme nicht dazu, eine Aufgabe vernünftig zu Ende zu bearbeiten. Andauernd werde ich durch Telefonanrufe, Mitarbeiter, die Familie oder das Läuten des elektronischen Terminkalenders gestört.

Der Arbeitstag von Markus S. dauert 14 Stunden, und die reichen oft nicht aus: Konzepte für Computernetzwerke erstellen, ein 20-Mann-Team organisieren, Kundenfragen beantworten, Kunden akquirieren, Software testen – der Computerfachmann hat eigentlich nie Zeit: „Ich stehe ständig unter Druck und weiß am Abend nicht, was ich getan habe.“

Vor allem Unternehmer versuchen, während ihres Alltags vielen Ansprüchen zu genügen. Sie wollen ein offenes Ohr für Mitarbeiter und Kunden haben, die Familie nicht vernachlässigen, Kunden akquirieren, Strategien entwickeln und danach Abläufe organisieren. „Keiner kann alles erledigen“, stellt Lothar Seiwert, Organisationsexperte und Zeitmanagement-Befürworter, fest. „Wenn Aufträge, Fragen und andere Störungen gleichzeitig auf jemanden einströmen, fehlt die notwendige Distanz, entscheiden zu können, was überhaupt wichtig ist.“ Dann wird das Arbeiten ineffizient und unbefriedigend. Das Gefühl stellt sich ein, nichts richtig zu machen und wenig zu erledigen. Dagegen hilft Zeitmanagement, also die bewusste Einteilung des (Arbeits)Tages.

Zeit zu managen, heißt vor allem, Prioritäten zu setzen. Nicht immer ist alles, was andere als dringlich erachten, wirklich wichtig für das Unternehmen. Wer sich bewusst macht, was für ihn und seine anvisierten wirtschaftlichen wie privaten Ziele von Bedeutung ist, dem fällt es leichter, sich entsprechend zu verhalten und etwa während der Strategieentwicklung bewusst Störungen auszuschalten. Zur Überraschung vieler Unternehmer akzeptieren Mitarbeiter klare Gesprächstermine und Zeiten, in denen ihr Chef nicht ansprechbar ist.

Als größtes Problem beim Zeitmanagement gilt die Planung der Ad-hoc-Aufgaben, die eine sofortige Reaktion erfordern. Meist nicht im Kalender eingetragen, bringen sie schnell die beste Planung durcheinander. Daher sollten Manager neben den festen Terminen und geplanten Konzentrationsphasen mindestens ein Drittel bis 40 Prozent ihrer Arbeitszeit als Puffer freihalten. Zeitdruck ersparen kann auch das Bündeln von vergleichbaren Aufgaben: Erwiesenermaßen ist es deutlich effizienter, fällige Telefonate nacheinander am Stück abzuarbeiten. Gleiches gilt für die Beantwortung von E-Mails. Es reicht, wenn sie nur ein- bis zweimal pro Tag abgerufen und bearbeitet werden. Innerhalb von zwei Minuten sollte entschieden werden, wie mit einer Mail weiter zu verfahren ist. Dabei hilft es, wenn wenigstens im unternehmensinternen E-Mail-Verkehr die Post vorsortiert wird. Am besten dadurch, dass alle bereits in der Betreffzeile angeben, ob die Mail nur Informationen (ZK für zur Kenntnis oder FYI für „for your information“) enthält oder aber Aktionen erfordert (AP für „action please“). Solche Abkürzungen und Regeln werden am besten nach gemeinsamen Absprachen eingeführt.

Auch schlecht vorbereitete Meetings gehören zu den Zeitfressern. Studien zufolge verbringen Manager 30 Prozent ihrer Zeit in unergiebigen Besprechungen. Wenn aber alle Teilnehmer mindestens zwei bis drei Tage vorher wissen, welche Themen jeweils zur Sprache kommen, und sich die dafür notwendigen Informationen bereits vor dem Treffen beschaffen können, lassen sich Entscheidungen schneller treffen.

Zeitmanagement verlangt, sich von alten Gewohnheiten zu verabschieden. Seminare oder Coachings – Informationen und Anbieter finden sich im Internet – helfen beim Einstieg. Dabei werden oft auch Techniken vermittelt, mit denen die tägliche Informationsflut besser zu bewältigen ist.

Die nächsten Schritte

Expertentipps:

Beim Überdenken des Zeitmanagements hilft die ALPEN-Methode (genannt nach den Anfangsbuchstaben der Aufgaben):

• Alle Aufgaben eines Tages zusammenstellen: Dabei auch die familiären und privaten Pflichten und Ansprüche nicht vergessen.
• Danach die Länge aller Tätigkeiten schätzen: Seien Sie großzügig mit Ihrer Zeit.
• Als nächstes Pufferzeiten für Unvorhergesehenes einplanen – bei Führungskräften sind das 30 bis 40 Prozent ihrer Zeit.
• Jetzt folgen die Entscheidungen über Prioritäten, Kürzungen und Delegationen: eindeutige Pläne machen, keine Ausflüchte einkalkulieren.
• Zum Schluss diese Notizen in den Kalender eintragen.

• Prioritäten setzen: Anstehende Aufgaben nach wichtig und dringlich (A), wichtig (B) und nicht wichtig sowie zu delegieren (C) einordnen.
• Bewusst planen: Nur 60 bis 70 Prozent der Arbeitszeit verplanen, so bleibt Zeit für Unvorhersehbares.
• Nein sagen: Gut überlegen, wann und wem Sie helfen.
• Störungen ausschalten: Termine für Mitarbeiter- und Kundenanfragen einrichten, sich mindestens eine Stunde pro Tag gezielt abschotten für Planung und Organisationsfragen
• Effizient tagen: Meetings und Besprechungen vorbereiten, Themenplan erstellen, Mitarbeiter zur inhaltlichen Vorbereitung anhalten, Zeit begrenzen.
• Richtig telefonieren: Anrufe bündeln und zeitlich begrenzen.
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• Richtig informieren: E-Mails nur zweimal am Tag und nicht dauernd abrufen.
• Ordnung schaffen: Ablagen so ordnen, dass jeder im Betrieb das für ihn Relevante mit einem Griff findet.
• Reisen vermeiden: Nicht jede Fahrt ist sinnvoll, viele lassen sich an Mitarbeiter delegieren.
• In Seminaren das schnelle Lesen, Fotoreading genannt, das richtige Telefonieren oder Zeitmanagement für hektische Alltage trainieren.