So führen Sie Ihr Unternehmen zum Erfolg: Buchführung und Steuern immer im Blick

• Rechnungswesen: Was ist das?

			Rechnungswesen ist doch Buchführung! Oder?
			In der Tat werden Rechnungswesen und Buchführung im allgemeinen Sprachgebrauch oft gleichgesetzt. Das stimmt so allerdings nicht. Buchführung, also die zahlenmäßige Erfassung Ihrer Einnahmen und Ausgaben, ist nur einer von zwei Teilbereichen [...]

• Doppelte Buchführung

			Mein Steuerberater sagt mir, ich solle eine doppelte Buchführung machen. Muss ich das wirklich?
			Ob Sie zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, hängt von der Rechtsform sowie von Umsatz und Gewinn Ihres Unternehmens ab - und von Ihrem eigenen Informationsbedürfnis [...]

• Monatsabschluss

			Wie kann ich monatsaktuell erfahren, wo ich mit meinem Unternehmen wirtschaftlich stehe?
			Ihre Frage deutet darauf hin, dass Sie wissen, worauf es als Unternehmer ankommt: auf eine sorgfältige Planung im Vorfeld und eine permanente Überprüfung, ob Sie Ihre Ziele auch erreicht haben. Grundlage dafür ist [...]

• BWA verstehen

			Welche wichtigen Informationen für mich stehen in der betriebswirtschaftlichen Auswertung eigentlich drin?
			Zahlreiche Unternehmer, die keine buchhalterischen Vorkenntnisse haben, kapitulieren angesichts des Zahlensalats, das die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) auf den ersten Blick bietet. Damit machen sie allerdings einen Fehler. Denn [...]

• Steuerberater als Buchführungshelfer?

			Bisher hat meine Frau die Bücher geführt. Mein Steuerberater meint nun, er könne das besser und die anfallenden Kosten würden über Steuerersparnisse wieder aufgefangen.
			Ohne Ihrem Berater zu nahe treten zu wollen: Durch die bloße Übernahme der Buchführungsarbeiten ergeben sich keine Steuerersparnisse. Für die sorgt er durch die Unterstützung bei der Steuererklärung und [...]

• Steuerberaterkosten

			Ich glaube, mein Steuerberater ist zu teuer. Was darf der eigentlich kosten?
			Die Honorarunterschiede zwischen Steuerberatern sind wirklich groß. Was Ihr Steuerberater ohne vorherige Einzelvereinbarung höchstens verlangen darf [...]

• Buchführung selber machen

			Kann ich meine Buchführungsarbeiten z. B. durch spezielle Software schneller und professioneller erledigen?
			Wenn Sie die Buchführung eigenhändig erledigen, sparen Sie nicht nur Geld: Sie lernen Ihren Betrieb auch besser kennen. Computer-Programme nehmen Ihnen dabei viel Arbeit ab. Wenn Sie Ihre Finanzbuchhaltung obendrein mit der Auftragsverwaltung [...]

• Formvorschriften für Rechnungen

			Mein Steuerberater sagt, dass ein Teil meiner Lieferantenrechnungen nicht zu gebrauchen ist. Welche Anforderungen stellt das Finanzamt denn an eine Eingangsrechnung?
			In den letzten Jahren sind die Rechnungsformvorschriften ständig verschärft worden: So werden Rechnungen grundsätzlich nur dann anerkannt, wenn sie eine Steuer- und eine Rechnungsnummer enthalten. Ganz besonders hohe Anforderungen [...]

• Skonto-Abzug

			Lieferantenrechnungen zahle ich nur nach Mahnung. Je länger ich das Geld behalte, desto besser ist das doch - oder?
			Nein: In den meisten Fällen schaden Sie sich mit dieser Strategie selbst mehr als ihren Lieferanten. Und zwar nicht nur Ihrem guten Ruf, sondern auch Ihrem Bankkonto: Ein ganz besonders schlechtes Geschäft machen Sie, wenn [...]

• Aufbewahrungsfristen

			Was muss ich unbedingt verwahren? Was kann ich getrost wegwerfen?
			Bei vielen geschäftlichen Dokumenten müssen Sie tatsächlich bestimmte Aufbewahrungsfristen beachten. Allerspätestens nach zehn Jahren dürfen Sie die meisten Unterlagen [...]

• Abschreibungen

			Was heißt hier abgeschrieben? Ich zähle noch lange nicht zum alten Eisen. Oder was ist damit eigentlich gemeint?
			Keine Sorge: Sie als Inhaber werden nicht abgeschrieben - wohl aber Ihr Betriebsvermögen. Denn das verliert nun einmal nach und nach an Wert. Die Abnutzung dürfen Sie von der Steuer absetzen und [...]

Ob Sie es wollen oder nicht: Der Staat ist Ihr Teilhaber. Sie müssen für das Finanzamt das Inkasso der Umsatzsteuer vornehmen und zur Buchführung sind Sie verpflichtet, damit der Staat auf Basis des von Ihnen ermittelten Gewinns seine Steuern festlegen kann. Deshalb hat das Finanzamt auch eine Menge mitzureden, wenn es darum geht, wie eine ordentliche Buchhaltung auszusehen hat.

Grundlage der Buchhaltung sind die Belege, insbesondere die eigenen und fremden Rechnungen. In den letzten Jahren sind immer mehr Details dazugekommen, die zu beachten sind, damit eine Rechnung vom Finanzamt anerkannt wird. Die entsprechenden Regelungen, die übrigens auch für Gutschriften, Miet- und andere Verträge gelten, sollten Sie unbedingt beherrschen. Denn ansonsten riskieren Sie, dass Sie die im Rechnungsbetrag enthaltene Umsatzsteuer nicht vom Finanzamt erstattet bekommen und Kunden mit Verweis auf die fehlerhafte Rechnung nicht zahlen. Die Belege, zu denen auch Kontoauszüge und Geschäftsbriefe gehören, sind bis zu zehn Jahre aufzubewahren. Was dabei alles zu beachten ist, erfahren Sie ebenfalls in diesem Kapitel.

Am besten etablieren Sie von Anfang an ein Ablagesystem, sodass Sie immer wissen, wo Sie Eingangsrechnungen und Kopien Ihrer Ausgangsrechnungen ablegen müssen. Auf diese Weise verhindern Sie, dass sich Stapel abzulegender Belege ansammeln, die Ihr Gewissen mit wachsender Höhe immer stärker belasten. Außerdem vermeiden Sie, dass sie immer mehr Zeit mit der Suche nach wichtigen Dokumenten verbringen müssen.

Eine weitere nützliche Gewohnheit im Zusammenhang mit Rechnungen: Sichern Sie sich den Skonto-Abzug, indem Sie innerhalb der vorgegebenen Frist zahlen. Es lohnt sich im Allgemeinen sogar, hohe Überziehungszinsen in Kauf zu nehmen, wenn Sie dadurch den Schnellzahlerrabatt nutzen können.

Kennen Sie sich eigentlich mit Abschreibungen aus? Über wie viele Jahre müssen Investitionen aufgeteilt werden? Und wann gelten über mehrere Jahre nutzbare Wirtschaftsgüter als geringwertig und können sofort in voller Höhe als Betriebsausgabe geltend gemacht werden? Die Antworten hierzu finden Sie ebenfalls in diesem Kapitel.

Wenn Sie Ihre Buchhaltung und den Jahresabschluss von einem Steuerberater anfertigen lassen, interessiert sie sicherlich, welche Kosten hierfür angemessen sind. Wir nehmen die Steuerberatungskosten unter die Lupe und geben Hinweise, unter welchen Umständen es sich lohnen kann, die Buchhaltung selbst zu erledigen oder ein Buchhaltungsbüro damit zu beauftragen. Die Höhe der Steuerberatungskosten wird maßgeblich dadurch beeinflusst, ob die Gewinnermittlung mittels Bilanz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung erfolgen muss oder ob eine einfache Einnahme-Überschuss-Rechnung ausreicht. Im ersten Fall ist eine doppelte Buchführung nötig – wir erklären, was damit gemeint ist.

Sowohl der Steuerberater als auch Ihr Buchhaltungsprogramm können monatliche Auswertungen erstellen, die Ihnen einen Überblick über Ihre Gewinnsituation geben. Darauf sollten Sie auf keinen Fall verzichten. Am aussagekräftigsten ist die BWA, die „betriebswirtschaftliche Auswertung“. Lesen Sie nach, was Ihnen dieses Dokument über Ihren Betrieb verrät, und halten Sie sich so auf dem Laufenden.

Denken Sie auch daran, dass Sie ausreichend Rücklagen für Steuer- und eventuelle Sozialversicherungsnachzahlungen bilden müssen. Auf Basis einer aktuellen Buchhaltung können Sie sehr genau abschätzen, wie viel Steuern Sie Ihrem staatlichen Teilhaber schulden und wie viel „echter Gewinn“ übrig bleibt.