Rechnungswesen: Was ist das?

Rechnungswesen ist doch Buchführung! Oder?

Zwischen Buchführung und Kostenrechnung gibt es zwei wesentliche Unterschiede: Während die Buchführung rechtlich durch das Handelsgesetzbuch (HGB) bzw. durch die internationalen Rechnungslegungsvorschriften (IFRS/IAS) vorgeschrieben wird, sind Sie bei der Gestaltung Ihrer betrieblichen Kostenrechnung nicht an gesetzliche Vorschriften gebunden. Der zweite Unterschied ist, dass die Zahlen der Buchführung die Situation des Unternehmens auch nach außen abbilden und insbesondere als Grundlage für die Steuerberechnung durchs Finanzamt dienen. Bei der Kostenrechnung hingegen handelt es sich ausschließlich um die interne Bewertung der betrieb­lichen Prozesse, mit dem Ziel, gut informiert Entscheidungen zu treffen und den Unternehmenserfolg zu maximieren.

Mithilfe der Kostenrechnung verfügen Sie über ein wichtiges Controlling-Instrument, das Ihnen die Planung, Kontrolle und Koordination enorm erleichtert, insbesondere bei folgenden Fragen:

• Welche Aufträge soll ich annehmen, welche ablehnen?
• Zu welchem Preis muss ich mein Produkt bzw. meine Dienstleistung verkaufen, damit mein Unternehmen zumindest die unmittelbar mit dem Auftrag zusammenhängenden Kosten einspielt?
• Wie kalkuliere ich meine Angebote?
• In welchen Bereichen meines Unternehmens entstehen die höchsten Kosten?
• Wie kann ich meine Kosten kontrollieren und sie aktiv beeinflussen?
• Wie kann ich meine fixen und variablen Kosten reduzieren?
• Welche Produkte oder Dienstleistungen tragen darüber hinaus zur Deckung meiner monatlichen Fixkosten bei?
• Anhand welcher Zahlen kann ich meinen unternehmerischen Erfolg ermitteln?

Wichtigste Aufgabe des Rechnungswesens ist, dass Sie jederzeit über die in Ihrem Betrieb anfallenden Kosten auf dem Laufenden sind. Die ermittelten Daten liefern Ihnen die Grundlage für Ihre unternehmerischen Entscheidungen und sie dienen gegenüber Banken als Nachweis für Ihre Kreditwürdigkeit.

Die nächsten Schritte

Expertentipps:

• Sammeln Sie alle Rechnungsbelege und legen diese in Ordner ab, getrennt nach Kunden und Lieferanten sowie bezahlt und unbezahlt.
• Besuchen Sie einen Buchführungskurs, zum Beispiel bei der IHK.
• Besprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, ob Sie ein Kassenbuch führen müssen. Besorgen Sie eines im Schreibwarenhandel oder kaufen sie eine entsprechende Software.
• Erfassen Sie die Beträge im Kassenbuch übersichtlich in Rubriken (Konten).
• Erfassen Sie ebenfalls vollständig alle Einnahmen und Ausgaben und ordnen Sie diese dem richtigen Konto zu.
• Fassen Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben für bestimmte Zeiträume zusammen (zum Beispiel im Rahmen der monatliche oder quartalsweise Umsatzsteuervoranmeldung).
• Nummerieren Sie Ihre Belege fortlaufend.

• Die Daten aus Ihrer Buchführung müssen stets nachprüfbar sein. Das heißt: keine Buchung ohne Beleg (Rechnung, Quittung)!
• Auch wenn Sie nicht gemäß § 1 HGB der Buchführungspflicht unterliegen, müssen Sie Ihre Betriebseinnahmen und -ausgaben aufzeichnen.
• Je nachdem, welche Informationen Sie benötigen, können Sie Ihre Kosten nach drei Gesichtspunkten erfassen: Welche Kosten sind entstanden (Kostenarten: Miete, Zinsen …)? Wofür sind die Kosten entstanden (Kostenträgerrechnung: für einen Auftrag, für ein Produkt )? Wo sind die Kosten entstanden (Kostenstellenrechnung: in der Verwaltung, in der Forschung und Entwicklung )?
• Wenn Buchführung trotz unserer Tipps für Sie ein Buch mit sieben Siegeln bleibt, sollten Sie einen Steuerberater oder ein Buchhaltungsbüro beauftragen.