Outsourcing: pro und kontra

Es gibt eineMenge Aufgaben, die nicht unbedingt im Betrieb erledigt werden müssen.Wie entscheide ich, was ich nach außen vergebe, und wann überwiegen die Nachteile?

Meist sind es die auf den ersten Blick höheren Kosten, die Unternehmer zögern lassen, externe Dienstleister oder auch Zeitarbeitskräfte zu beauftragen. Wer jedoch sämtliche direkten und indirekten Personalkosten berücksichtigt, kommt meistens zum entgegengesetzten Ergebnis: Die externe Auftragsvergabe ist in der Regel kostengünstiger – jedenfalls bei kurzfristiger Betrachtung.

Während die angestellten Mitarbeiter einen Anspruch auf Urlaub, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, Kündigungsschutz, Weiterbildung, einen komplett ausgestatteten Arbeitsplatz und Ihre Arbeitgeber-„Fürsorge“ haben, zahlen Sie bei Externen nur die tatsächlich geleistete Arbeitszeit (Dienstvertrag) oder sogar Pauschalen für ganz bestimmte Arbeitsergebnisse (Werkvertrag). Um alles andere kümmern sich die Dienstleiter oder deren Vermittler selbst. Obendrein ist der Verwaltungsaufwand erheblich geringer: die mühsame Lohnbuchhaltung entfällt. Trotzdem gilt die Auslagerung von Aufgaben nicht als Patentrezept. Denn das „Outsourcing“ birgt auch Gefahren:

Aufzählung

• Externe Dienstleister und Zeitarbeiter dienen vielen Herren und identifizieren sich weniger mit dem einzelnen Unternehmen.
• Anders als Arbeitgeber sind Sie als Auftraggeber nicht weisungsbefugt: Sie müssen damit rechnen, dass Subunternehmer und Mitarbeiter auf Zeit kurzfristig nicht verfügbar sind oder ihre eigenen Vorstellungen durchsetzen. Die Qualität Ihrer Produkte und Dienstleistungen sowie die Verlässlichkeit sinken dadurch unter Umständen.
• Im Lauf der Zeit sammelt sich in Ihrem Unternehmen weniger internes Wissen und Erfahrung an. Der ungewollte Abfluss von betrieblichem Know-how ist ebenfalls größer.
• Sie verzichten auf gezielte Personalentwicklung.

Checkliste: Scheinselbstständigkeit

Expertentipps:

Um nicht Gefahr zu laufen, nachträglich zum Arbeitgeber wider Willen erklärt zu werden, müssen Sie darauf bedacht sein, dass Ihr Dienstleister seine Selbständigkeit behält. Dabei kommt es auf die tatsächliche betriebliche Praxis an:

• Prüfen Sie, ob Ihr externer Mitarbeiter weiterhin als Selbständiger am Markt auftritt: Macht er Werbung? Hat er ein angemessen ausgestattetes eigenes Büro? (Auf der ganz sicheren Seite sind Sie, wenn Ihr Auftragnehmer seinerseits sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer beschäftigt.)
• Achten Sie darauf, ob er gleichzeitig oder abwechselnd in relevantem Umfang für andere Auftraggeber tätig ist.
• Beauftragen Sie ihn auf keinen Fall dauerhaft mit Tätigkeiten, die bei Ihnen oder vergleichbaren Auftraggebern normalerweise von Arbeitnehmern erledigt werden.
• Gliedern Sie Ihre freien Mitarbeiter nicht vollständig in Ihre internen Abläufe ein: Verzichten Sie möglichst auf die Zuweisung fester Arbeitsplätze und Arbeitszeiten, gleichbleibende Honorardaueraufträge, konkrete Stellenbeschreibungen, eigene Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Einbindung in die Urlaubsplanung, Ausgabe von Essensmarken etc.

Nicht einzelne Kriterien sind letztlich ausschlaggebend, sondern die Gesamtschau des Einzelfalls: Ob es sich um einen Selbständigen oder einen abhängig Beschäftigten handelt, entscheidet letztlich die Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung (vormals BfA) im Rahmen des sogenannten Statusfeststellungsverfahrens. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, können Sie dieses Verfahren auch selbst beantragen.

Ob Eigenfertigung günstiger ist als Fremdbezug, ist eine uralte betriebswirtschaftliche Frage (Make or Buy?). So sinnvoll die Auslagerung betrieblicher Funktionen in Hinblick auf Kosten und Flexibilität sein mag: Sie dürfen Ihre betrieblichen Kernprozesse auf keinen Fall dauerhaft von Betriebsfremden abhängig machen:

• Achten Sie unbedingt darauf, dass Sie Ihre Produkte und Dienstleistungen im Zweifel noch jederzeit aus eigener Kraft bereitstellen können. Auch im Vertrieb sollten Sie die Ruder lieber nicht aus der Hand geben.
• Für eine Auslagerung bieten sich hingegen vor- und nachgelagerte Prozesse an, zum Beispiel Buchführung, Beschaffung, IT-Infrastruktur, Werbung, Reinigung und vor allem Rechts- und Steuerangelegenheiten.
• Auch bei der Bewältigung von Auftragsspitzen oder krankheitsbedingtem Ausfall eigener Angestellter ist der Einsatz externer Mitarbeiter sinnvoll.
• Sorgen Sie dafür, dass Ihre „Subunternehmer“ nicht ungewollt zu Arbeitnehmern werden: Wenn Sie die Scheinselbständigkeitsfalle umgehen wollen, sollten Sie lieber Zeitarbeitskräfte ausleihen und Aushilfen beschäftigen statt „freieMitarbeiter“ zu beauftragen.