Outsourcing: Ist das sinnvoll?

Von meinem Konstruktionsbüro gehen mir zu wenig Ideen aus. Jetzt überlege ich mir, das Büro zu schließen und die Entwicklungsaufträge an Externe zu vergeben. Ist das sinnvoll?

Erstmals tauchte der Begriff „Outsorcing“ in den 1980er Jahren im Zusammenhang mit IT-Prozessen auf, genauer gesagt mit der umfangreichen EDV-Auslagerung von General Motors und Eastman Kodak. Inzwischen wird Outsourcing in nahezu allen Branchen praktiziert, auch von zahlreichen kleinen und mittelständischen Unternehmen.

Die wichtigsten Formen der Auslagerung sind: siehe Aufzählung

Outsourcing dient in erster Linie zur Rationalisierung bestimmter Tätigkeitsbereiche und zur Reduzierung komplexer Prozesse, der Kosteneinsparung und Flexibilisierung sowie der Fokussierung aufs Kerngeschäft – getreu dem Motto „Do what you can do best – outsource the rest“. Deshalb werden in der Praxis vor allem ineffiziente Bereiche, die außerhalb des eigentlichen Aufgabengebiets liegen, an externe Dienstleister vergeben. Eine Auslagerung kann auch dann sinnvoll sein, wenn Dritte höhere Qualität oder Sicherheit garantieren oder wenn im eigenen Untenehmen das entsprechende Know-how fehlt. Ein weiterer Vorteil des Outsourcings ist dann gegeben, wenn ein Unternehmen sehr schnell wächst und deshalb keine Zeit in den aufwendigen Aufbau eigener Infrastrukturen oder Prozesse investieren kann oder will.

Outsourcing bietet sich vor allem für folgende Aufgabengebiete an: IT-Bereich (Software-Entwicklung, Datenverarbeitung, Digitalisierung von Dokumenten …), Webdesign, Übersetzungen, Marktforschung, juristische, medizinische und sicherheitstechnische Dienstleistungen, PR, Werbung und Pressearbeit.

Allerdings birgt Outsourcing auch Risiken. Insbesondere bei der Auslagerung von Schlüsselprozessen kann es zu einer Abhängigkeit von Drittunternehmen führen. Ein weiterer Nachteil ist, dass eigenes Know-how nicht genutzt bzw. verloren geht. Außerdem wird die Differenzierung im Wettbewerb schwieriger, da externe Dienstleister prinzipiell auch der Konkurrenz zur Verfügung stehen.

Aufzählung

• Externes Outsourcing: die klassische Form. Einzelne Tätigkeitsbereiche in der Unternehmensorganisation werden stillgelegt und außerhalb des Betriebs von externen Dienstleistern übernommen.
• Internes Outsourcing: Externe Dienstleister werden mit bestimmten Aufgaben betraut, die jedoch Bestandteil des Unternehmensverbunds bleiben.
• Inhouse-Outsourcing: Die an Dritte vergebenen Dienstleistungen werden nicht außerhalb des Unternehmens erbracht, sondern innerhalb der Betriebsstätte.
• Outtasking: die zeitlich befristete Auslagerung eines Projekts.

Die nächsten Schritte

Expertentipps:

• Achten Sie darauf, dass die Kommunikation zwischen einzelnen Bereichen wie Konstruktion und Fertigung trotz der Auslagerung einzelner Prozesse erhalten bleibt.
• Definieren Sie genau, welche Aufgaben der Dienstleister übernehmen soll, und klären Sie Haftungsfragen.
• Unterziehen Sie die outgesourcten Bereiche regelmäßig einer Erfolgskontrolle.
• Vermeiden Sie Reibungsverluste und zu große Abhängigkeiten.
• Gestalten Sie den Vertrag mit dem Dienstleister so, dass jederzeit ein sauberer Ausstieg für Sie möglich ist.

• Vor dem Outsourcing sollten Sie die Vor- und Nachteile genau abwägen und nicht nur eine schnelle Lösung für kurzfristige Kostenprobleme oder Kapazitätsengpässe suchen.
• Sollen die auszulagernden Prozesse in ihrer ganzen Komplexität weiter so beibehalten werden? Können Sie Ihre Prozesse zunächst intern optimieren und vielleicht sogar automatisieren?
• Auch die Suche nach externen Partnern, deren Kontrolle sowie Einbindung in die betrieblichen Abläufe verursachen Kosten.
• Analysieren Sie die externen Anbieter genau, bevor Sie Aufträge vergeben.
• Unterschätzen Sie sogenannte weiche Faktoren nicht. Oftmals führt Outsourcing zu Widerständen im eigenen Unternehmen und einem schlechteren Betriebsklima.
• Qualifizieren Sie Ihre Mitarbeiter, damit diese den externen Dienstleister kompetent steuern und die externen Abläufe kontrollieren können.