Mit Flexibilität bei Großaufträgen punkten

Ich habe einen Großauftrag an Land gezogen. Meine Mitarbeiter sind aber alles andere als begeistert und sagen, dass das nicht ohne zusätzliche Mitarbeiter zu schaffen sei. Was ist zu tun?

Jeder Unternehmer jubelt, wenn er einen Großauftrag akquiriert hat. Großaufträge sind Herausforderungen, ein Zeichen für wachsendes Vertrauen auf Kundenseite und sie können auch weitere Aufträge nach sich ziehen, wenn es gelingt, sie zum Referenzprojekt zu machen. Doch vor allem für junge Unternehmen sind sie eine harte Bewährungsprobe, da sie meist schnelle Entscheidungen und zugleich längerfristige Planungen verlangen. Oft reicht nämlich die Personaldecke nicht aus, neue Mitarbeiter müssen gesucht und binnen kurzer Zeit in bestehende Teams integriert werden. Auch die vorhandene Technik ist häufig nicht auf den Ausstoß der gefragten Einheiten ausgelegt und muss eiligst ergänzt werden. Schließlich besteht noch das Risiko, dass nach einem Großauftrag kein weiterer eingeht. Dann werden Investitionen getätigt, doch die Kapazitäten nicht genutzt.

Sollen Großaufträge zum Erfolg führen, müssen Unternehmer sich Zeit nehmen für eine gründliche Planung und eine saubere Kalkulation der notwendigen Aufgaben. Beides beginnt mit einer kritischen Überprüfung der Auslastung von Technik und Personal:

• Schafft der Maschinenpark die geforderten Stückzahlen sowie die laufenden kleinen Aufträge überhaupt in der vorgegebenen Zeit? Zu beachten sind dabei auch die notwendigen Umrüstzeiten.
• Lässt sich die anfallendeMehrarbeit allein durch Überstunden erledigen oder erfordert sie mehr Personal? Zu beachten sind bei der Personalplanung auch Urlaubszeiten und bestehende Überstundenregelungen.

Dabei sollte einkalkuliert werden, dassMitarbeiter wie Technik gerade bei hoher Auslastung Ermüdungserscheinungen zeigen können – und Krankheiten, Unfälle oder Reparaturen die ehrgeizigen Zeitpläne schnell durcheinander wirbeln. Kluge Unternehmer bauen deshalb vor: Sie bilden neue Kapazitäten, bleiben dabei aber möglichst flexibel.

In der Management-Literatur ist heute oft vom „atmenden Unternehmen“ die Rede: Das sind Betriebe, die sich schnell auf unterschiedliche Situationen einstellen können. Für größere Aufträge holen sie Atemund verschaffen sich so imübertragenen Sinn die geforderten Kapazitäten, die sie danach aber ebenso leicht wieder „ausatmen“ können. Die Wirtschaft und der Arbeitsmarkt haben sich in den vergangenen Jahren auf dieses Bedürfnis eingestellt. Personaldienstleister etwa helfen mit Leiharbeitern Auftragsspitzen abzufedern und viele kleinere Betriebe bieten sich an, Teilaufgaben auf sie zu delegieren oder auszulagern (vgl. „Outsourcing“).

Selbst in den Maschinenpark muss nicht gleich aufwendig investiert werden, wenn ein Großauftrag eingeht. Im Internet etablieren sich zunehmend Plattformen, über die sich zum Beispiel Vermieter von Spezialmaschinen ausfindig machen lassen (www.erento.de). Computerhändler sowie -hersteller verleihen Geräte und bieten meist Mietkauf an. Mithilfe von Leasingverträgen können Unternehmer kostengünstig ihren Maschinenpark erweitern, müssen sich dann aber etwas längerfristig binden.

Mehr Organisation und Informationen sind sicher gefragt, wenn es ums Personal geht. Unternehmen können sich durch

• befristete Verträge,
• Zeitarbeit sowie
• freie Mitarbeiter und Outsourcing flexibel halten.

Personaldienstleister und Zeitarbeitsunternehmen ermöglichen viel Beweglichkeit. Sie geben ihre Mitarbeiter gegen Aufpreis für einen bestimmten Zeitraumab. Das entleihende Unternehmen muss diese Helfer ins bestehende Team integrieren. Hier lohnt es sich, sorgfältig zu agieren, um Mobbing oder Ärger zu vermeiden. Der Vorteil von Zeitarbeit: DieMitarbeiter werden auf ihre neuen Aufgaben hin qualifiziert und können, wenn sie sich bewähren, auch angestellt werden.

Die nächsten Schritte

Expertentipps:

• Lässt sich mit der vorhandenen Technik der Auftrag bewältigen? Ermitteln Sie den Technikbedarf und mieten oder leasen Sie bei Bedarf.
• Welche Abteilung braucht zusätzliches Personal? Erstellen Sie gemeinsam mit den Angestellten Stellenprofile, schalten Sie Personaldienstleister ein, suchen Sie freie Mitarbeiter. Fragen Sie auch ehemalige Angestellte.
• Kalkulieren Sie die zusätzlich entstehenden Kosten.
• Lassen Sie von Ihrem Rechtsanwalt die Zeitverträge prüfen.
• Prüfen Sie, ob es Dienstleister gibt, die helfen können? Das Auslagern von Teilaufgaben hält den Betrieb flexibel und die Kosten überschaubar.

• Zeitarbeiter gibt es für jede Position und Funktion. Personaldienstleister vermitteln Helfer für weniger qualifizierte Tätigkeiten ebenso wie Spezialisten für Technik und Büro und sogar Interimsmanager. Rechtlich ist Zeitarbeit im sogenannten Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) geregelt.
• Zeitarbeiter sind rechtlich festangestellten Mitarbeitern gleichgestellt. Unternehmen, die Zeitarbeiter beschäftigen, teilen ihnen die Aufgaben zu (Weisungsrecht), regeln die Arbeits- und Urlaubszeiten, garantieren für ihre Arbeitssicherheit und haften für Schäden, die sie verursachen oder die ihnen während der Arbeit zustoßen. Dabei bezahlt der Personaldienstleister den Lohn und führt die Sozialabgaben ab.
• Bei schlechter Leistung können Zeitarbeitnehmer ausgewechselt werden. In der Regel ist dies nach sechs Stunden Einsatz möglich. Diesen Fall regeln die AGB der Personaldienstleister.
• Tüchtige Zeitarbeitnehmer können übernommen werden: Auf diesen sogenannten Klebeeffekt baut die Politik bei der Bekämpfung der Arbeitslosigkeit. Stellen Unternehmen Zeitarbeiter an, fordern die Personaldienstleister in der Regel Vermittlungsprovisionen.