Messen: gut für Kontakte und neue Trends

Alle reden davon, wie wichtig Messen fürs Geschäft sind. Muss ich jede Messe besuchen, die etwas mit meinem Geschäft zu tun hat? Und muss ich da selbst als Aussteller auftreten?

Ob Karriereberater, Bauingenieur, Krankengymnast, Friseur oder Handwerker: Es gibt kaum einen Beruf oder ein Branche, für die es keine Messe gibt. Im Jahr 2006 listete der Ausstellungs- und Messeausschuss der deutschen Wirtschaft (AUMA) rund 160 Messen in Deutschland auf, zu denen auch Aussteller aus dem Ausland kamen. Ungezählt blieben hingegen die Leistungsschauen mit regionalen und lokalen Schwerpunkten. Zehn Millionen Besucher zogen die großen Messen 2006 an, rund 172.000 Unternehmen präsentierten ihre Produkte und Services. Die Zahlen belegen: Messen gehören noch immer zu den wichtigsten Instrumenten für die Werbung und Imagepflege von Unternehmen.

Doch Messen haben einen Haken: Unabhängig davon, ob sich Unternehmen daran mit einem Stand beteiligen oder sie nur besuchen – sie kosten viel Zeit und Geld. Das beginnt nicht erst mit den Fahrt- und Reisekosten, sondern bereits bei der Vorbereitung: Für einen Besuch sind im Vorfeld Termine abzuklären und Informationen einzuholen – zwei bis drei Manntage kann diese Vorbereitung durchaus kosten.

Hinzu kommen mindestens je ein bis zwei Manntage für den Besuch und für die Nachbereitung. Noch aufwendiger wird es, wenn sich Unternehmen auf einer Messe präsentieren wollen. Dafür gilt es neben dem Personal- und Arbeitsaufwand auch die Kosten für Transport und Reisen sowie für Stand, Standmiete und Ausrüstung einzukalkulieren. Und weil die Messepräsenz Besucher auch anziehen soll, muss für Werbung, eventuell auch für Veranstaltungen gesorgt werden.

Junge Unternehmen mit einem kleinen Marketingetat sollten daher vorab klären,

Aufzählung

• wie wichtig welche Messe für die Branche ist,
• auf welchen Messen sie besonders viele potenzielle Auftraggeber und Kunden ansprechen können,
• ob es für ihr Geschäft überhaupt notwendig ist, sich mit einem eigenen Stand an der Messe zu beteiligen,
• was der Besuch fürs Geschäft bringen soll.

Informieren Sie sich: Die meisten Messegesellschaften bieten schon lange vor der eigentlichen Veranstaltung Informationen über Besucher und Aussteller an. Auch Branchenverbände und die Handwerks-, Industrie- und Handelskammern kennen die wichtigsten Messen und ihre Vorteile. Zudem können Sie Ihre Kunden, Auftraggeber, Lieferanten oder sogar Konkurrenten befragen um herauszufinden, ob Besuch oder Präsentation tatsächlich lohnen.

Auf Nummer sicher gehen Gründer und Unternehmer, wenn sie sich zunächst selbst ein Bild von der Veranstaltung machen. Wer sich danach entscheidet, sich auf Messen zu präsentieren, sollte sich im Vorfeld um Fördergelder kümmern: Oft geben die Kammern oder auch Regionen Gründern einen kleinen Zuschuss für den ersten Messeauftritt.

Stellen Sie fest, dass Ihnen ein Besuch auf der Messe genügt, breiten Sie sich gut vor, denn dort geht es meist hektisch zu. Damit kein Kontakt verloren geht, verwenden Sie einheitliche Formulare, mit denen Sie und Ihre Mitarbeiter schnell per Hand Kundendaten und Anfragen erfassen können. Zur Gestaltung: auf einer DIN-A4-Seite oben ausreichend Platz lassen, um Visitenkarten antackern zu können. Darunter folgt Platz für Wünsche des Gegenübers, etwa nach einem persönlichen Gespräch, nach Info-Material oder einem persönlichen Besuch, die Angaben werden jeweils mit Kästchen zum Ankreuzen versehen. Sammeln Sie die Handzettel und bearbeiten Sie sie zeitnah nach – oder faxen Sie sich abends gleich ins Unternehmen, um sie dort bearbeiten zu lassen.

Checkliste: Der eigene Messestand

Expertentipps:

• Messegesellschaft kontaktieren, Informationen zu Besuchern sammeln, Preise für Beteiligung einholen. Entscheiden, wo ein Stand sinnvoll ist.
• Messekonzept erstellen: Ziele dafür setzen, was Messestand bringen soll. Produkte zur Präsentation einplanen, Personaleinsatz und Standgestaltung klären. Dabei eigene Veranstaltungen überlegen und die Teilnahme an Messe-Veranstaltungen organisieren. Beim Erstellen des Plans auch an die Nachbereitung und Kontrollmethoden denken.
• Werbemittel für die Zeit vor und während der Messe entwickeln, Einladungen für Kunden vorbereiten.
• Stellplatz reservieren, Standausstattung fertigen lassen oder anmieten, Werbung (Poster, Handzettel, Fahnen, Flyer, Visitenkarten) produzieren.
• Versicherungen für eingesetzte Produkte, Personaleinsatz sowie die Ausstattung für den Stand klären.
• Transport von Werbemedien, Produkten organisieren.
• Hotelzimmer für Personal buchen, Reisekosten kalkulieren. Überstunden und Zusatzarbeit regeln.
• Personal schulen für Messeauftritt, Informationen für externe Standmitarbeiter vorbereiten. Formulare für Kundenanfragen oder Bestellungen vorbereiten.
• Kommunikationsmöglichkeiten auf dem Stand (Telefon, Fax, Handy, Internet) sichern, Standaufbau organisieren.
• Kontrolle der Messebeteiligung, Aufarbeiten der Kundenanfragen und Bestellungen. Kontakte zu Lieferanten und Interessenten vertiefen.

So bereiten Sie Ihren Messebesuch vor:

• Ausstellerverzeichnis vorab durchsehen und entscheiden, welcher Stand einen Besuch lohnt.
• Eventuell Termine organisieren, Zeitplan erstellen.
• Visitenkarten und Flyer oder Broschüren nachdrucken lassen und mitnehmen.
• Für die wichtigen Termine Anschauungsobjekte und aussagekräftige Präsentationsmaterialien für Interessenten mitnehmen.
• Überlegen, wie Sie Ihr eigenes Unternehmen und Angebot kurz, knackig und prägnant darstellen können (Elevator Pitch).
• Bequeme Schuhe einpacken und einen Rollkoffer oder Rucksack für Materialien vorbereiten.