Kostenexplosion durch höhere Beschaffungspreise

Ich habe einen Jahresauftrag übernommen, das Material dafür ist noch nicht eingekauft. Die Börsennachrichten melden täglich drastisch steigende Rohstoffpreise. Wenn ich den Auftrag durchführen will, werde ich kräftig drauflegen müssen. Was kann ich noch tun und was sollte ich für die Zukunft beachten?

So erschreckend das für Sie auch klingen mag: Vertrag ist Vertrag. Wenn Sie mit einem Kunden einen Jahrespreisvertrag abschließen, ist es selbstverständlich, Ihre Verpflichtungen von A bis Z zu erfüllen. Wenn Sie trotzdem nach Möglichkeiten suchen, die sich Ihnen nachvertraglich bieten, sind diese allein bei freiwilligen Zugeständnissen Ihres Kunden zu finden. Ganz anders stellt sich die Situation dar, wenn Sie die richtigen Maßnahmen vor Vertragsabschluss durchführen, um ein mögliches Risiko abzuwenden.

Wenn Sie sich fragen, was Sie aktuell noch an Ihrer Situation tun können, sollten Sie zuerst klären, wie gut Ihr Verhältnis zu Ihrem Kunden ist. Nur mit ihm gemeinsam können Sie aus einer solch verfahrenen Situation herauskommen. Hoffen Sie auf das Verständnis Ihres Kunden. Wenn Sie bei der Auftragsvergabe mit „normalen“ marktüblichen Zuschlägen und einer vertretbaren Marge kalkuliert haben, ist es einen Versuch wert, die eigene Kalkulation mit dem Kunden offen zu besprechen. Wenn Ihr Kunde die Problematik aus kalkulatorischer Sicht nachvollziehen kann, gibt es eher eine Chance auf Zugeständnisse, als wenn Sie nur jammern, klagen oder sogar zu unrecht fordern. Wenn Sie sich fragen, was Sie in Zukunft tun können, um solche Situationen zu vermeiden, sollten Sie mindestens die folgenden Punkte berücksichtigen:

• Angebotserstellung präzisieren.
• Einkaufspolitik abstimmen.
• Preiskalkulation überprüfen.
• Vertragsgestaltung beachten.

1. Angebote bei denen Sie mit großen Preisschwankungen kalkulieren müssen, sollten möglichst einen Hinweis auf die Grundlage Ihrer Preisfindung enthalten. Solche Hinweise können zum Beispiel folgendermaßen lauten: „unverbindlich bezüglich der Vormaterialpreisentwicklung“, „freibleibend eventueller Materialpreisänderung“ oder „als Grundlage für unsere Angebot gilt die Kupfernotierung mit dem Stand vom 31.12.2007“. Sie präzisieren durch diese Klauseln Ihr Angebot und schränken Ihre Verpflichtung, sich an den angebotenen Preis zu halten, auf gewisse Voraussetzungen ein.
2. Wenn Sie weiter Jahresfestpreise anstreben, aber Preisschwankungsrisiken für sich ausschließen wollen, sollten Sie solche Aufträge nur abwickeln, wenn Sie auf der Einkaufsseite entsprechend gehandelt haben. Ihr eigener Einkauf sollte ebenso Jahresfestpreise für die benötigten Vormaterialien vereinbart haben oder Sie sichern sich durch entsprechende Lagerbestände ab. Berücksichtigen Sie aber, dass im zweiten Fall Lagerhaltungskosten entstehen, die in Ihre Kalkulation eingehen müssen. Eine Grundregel sollten Sie unbedingt beachten: Bieten Sie Ihrem Kunden nur das an, was Sie durch den eigenen Einkauf abgesichert haben.
3. Grundsätzlich gilt: Je länger ein Angebotspreis gilt und je schwankender der Vormaterialpreis ist, desto größer ist in der Regel der Risikozuschlag in der Kalkulation. Wie würde wohl der Risikozuschlag aussehen, wenn Sie von einem Heizöllieferanten einen Jahresfestpreis für Heizöl verlangen würden?
4. Stimmen Sie bestimmte vertragliche Parameter mit Ihren Kunden ab, damit Preisschwankungen nicht allein Ihr Risiko und Nachteil sind. Hierzu bieten sich mehrere Möglichkeiten an:
   • Vereinbaren Sie eine Materialpreisbasis, die als Grundlage zur Preiskalkulation genutzt wird und somit beiden Vertragsparteien bekannt ist. In bestimmten Branchen ist diese Vorgehensweise schon seit Jahren Standard (zum Beispiel in der Kabelindustrie mit der Kupfernotierung).
   • Vereinbaren Sie eine Preisgleitklausel, die bereits bei Vertragsabschluss Anpassungen entsprechend der Schwankungen definiert, sodass ohne weitere Verhandlungen neue Preise abzurechnen sind.
   • Vereinbaren Sie im Extremfall eine Rücktrittsklausel, die es Ihnen ermöglicht, abhängig von der Entwicklung des Vormaterialpreises vom Vertrag zurückzutreten.
5. Oftmals können Sie das Risiko von Preis- und Währungsschwankungen nicht nur auf der Kundenseite, sondern auch auf der Kostenseite absichern, zum Beispiel durch Termin und Optionsgeschäfte.

Die nächsten Schritte

• Klären Sie für sich: Wie ist das Verhältnis zu Ihrem Kunden? Haben Sie eine gute und kooperative Geschäftsbeziehung?
• Überprüfen Sie Ihre eigene Kalkulation. Waren Ihre Preise marktgerecht kalkuliert?
• Gehen Sie auf Ihren Kunden zu. Legen Sie Ihre Kalkulation offen und zeigen Sie Ihrem Kunden nachvollziehbar auf, wie sich der Markt entwickelt hat und was das für Sie finanziell bedeutet.
• Weisen Sie unbedingt auf eine mögliche weitere erfolgreiche Zusammenarbeit hin.
• Zeigen Sie Ihre Bereitschaft, auf ein Entgegenkommen des Kunden hin bei künftigen Geschäften ähnlich kulant zu reagieren.
• In Auftragsprozessen, die direkt mit der Preisgestaltung und Kalkulation zu tun haben, sollten Sie Kontrollen verankern, die ein zu hohes Risiko auf Ihrer Seite verhindern.