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Von der Bestellung des Fax- oder Kopierpapiers über die dringend notwendige Reparatur des Druckers bis hin zur Entscheidung über Ersatzleistungen bei Reklamationen: Insbesondere die Unternehmer kleinerer Betriebe muten sich viel zu viel zu. Damit alles reibungslos läuft, kümmern sie sich auch noch ums letzte Detail. Kein Wunder, wenn manch einer der Unternehmer erst nach Feierabend dazu kommt, seine Tagesarbeit zu erledigen.
Was gut und verantwortungsvoll gemeint ist, kommt auf der anderen Seite nicht gut an: Mitarbeiter interpretieren ein solches Verhalten als mangelnde Wertschätzung ihres Könnens und ihrer Erfahrung, vor allem aber als Misstrauen gegen ihre Person. Das demotiviert und führt auch dazu, dass Mitarbeiter Dienst nach Vorschrift machen, dabei ihren Kopf ausschalten und stattdessen den Chef wegen jeder Kleinigkeit fragen.
Unternehmer müssen loslassen, vertrauen können und Aufgaben delegieren. Erwiesenermaßen wachsen Menschen, die mit Aufgaben zusätzlich noch Verantwortung übernehmen, über sich hinaus. Sogar Arbeitszeit und Bezahlung werden zweitrangig, wenn die Wertschätzung stimmt. Das setzt voraus, dass jeder Einzelne die Ziele des Unternehmens und seine Rolle im Betrieb kennt. Wenn etwa bei Reklamationen nicht geklärt ist, in welchem Rahmen Reparaturleistungen, Nacharbeiten oder Preisnachlässe gewährt werden, wird selbstverständlich jedes Mal der Chef eingeschaltet.
Während die Konzerne diesen Regelkreis erkannt haben und auf regelmäßige Mitarbeitergespräche setzen, scheuen die Inhaber kleinerer Unternehmen das Informieren und Delegieren – obwohl sie oft eine persönlichere Beziehung zu ihren Angestellten pflegen. Hintergrund der mangelnden Aufklärung ist oft, dass sie sich selbst nicht ganz im Klaren darüber sind, was sie erreichen wollen. Zudem geben sie ihrem Betrieb keine Strukturen. Doch nur wenn die Aufgabenteilung klar ist und einige der Mitarbeiter mit speziellen Aufgaben betraut werden, läuft der Betrieb weiter, auch wenn der Chef krank, in Urlaub oder beim Kunden ist.
Wer sich dauerhaft entlasten will, sollte gemeinsam mit den Mitarbeitern sowie dem Betriebsrat Stellen- und Anforderungsprofile erstellen, in denen die weitere Entwicklung und die Stärken und Schwächen jedes einzelnen Mitarbeiters zur Sprache kommen. Diese Profile bilden die Basis für Mitarbeitergespräche, die möglichst zwei- bis dreimal im Jahr stattfinden, fest terminiert sind und mindestens eine Stunde dauern sollten. Dabei werden Aufgaben und Erwartungen an den Mitarbeiter sowie Probleme und Hilfsangebote geklärt. Zudem geht es um Gehaltserhöhung oder Leistungsanreize wie Bonuszahlungen und es wird besprochen, inwiefern die Zielvorgaben erfüllt wurden.
Aufzählung
Delegieren setzt drei Schritte voraus und führt meist nicht sofort zum gewünschten Ziel. Unternehmer sollten vor dem Delegieren prüfen, welchen Wissens- und Erfahrensstand die jeweiligen Mitarbeiter haben.
- Delegation durch Diktat: Dabei wird die Aufgabe, aber auch die Herangehens- und Arbeitsweise sowie das Ergebnis genau vorgegeben. Das ist dann erforderlich, wenn Mitarbeiter zum Beispiel keinerlei Vorkenntnisse haben oder bestimmte Techniken erlernen sollen.
- Delegation durch Training: Zu der Aufgabe und zum gewünschten Ergebnis werden verschiedene Arbeits- und Herangehensweisen erklärt und am besten nacheinander ausprobiert.
- Delegation durch Coaching: Aufgabe und gewünschtes Ergebnisse werden erklärt, danach legt der Mitarbeiter los. Anhand des Ergebnisses wird die Arbeitsweise bei Bedarf korrigiert und optimiert. Vergessen Sie hier das Loben nicht!
Nach jedem Gespräch sollte zudem ein schriftliches Protokoll angefertigt werden, in dem die Arbeitsschwerpunkte, neue Aufgaben, eventuell der Rahmen für eigene Entscheidungen sowie Bildungsmaßnahmen oder Verbesserungsvorschläge festgehalten werden. Wird es von allen Beteiligten durch Unterschrift anerkannt, hat das Protokoll auch rechtliche Relevanz. Was zunächst umständlich und bürokratisch klingt, erweist sich als praktische Unterstützung. Die Form des Protokolls kann standardisiert werden und strukturiert dann auch das Gespräch.
Delegieren sie Aufgaben und regeln bewusst die Entscheidungsbefugnisse von Führungskräften und Angestellten, können sich Unternehmer auf ihre Aufgaben konzentrieren. Denn das Fax- und Druckerpapier bestellt sicher am besten derjenige, der es verbraucht. Und auch um Kaffeemaschinen sollten sich Chefs eigentlich nicht kümmern müssen.
Aufzählung
Delegieren setzt drei Schritte voraus und führt meist nicht sofort zum gewünschten Ziel. Unternehmer sollten vor dem Delegieren prüfen, welchen Wissens- und Erfahrensstand die jeweiligen Mitarbeiter haben.
- Delegation durch Diktat: Dabei wird die Aufgabe, aber auch die Herangehens- und Arbeitsweise sowie das Ergebnis genau vorgegeben. Das ist dann erforderlich, wenn Mitarbeiter zum Beispiel keine Vorkenntnisse haben oder bestimmte Techniken erlernen sollen.
- Delegation durch Training: Zur Aufgabe und zum gewünschten Ergebnis werden verschiedene Arbeits- und Herangehensweisen erklärt und am besten nacheinander ausprobiert.
- Delegation durch Coaching: Aufgabe und gewünschtes Ergebnisse werden erklärt, danach legt der Mitarbeiter los. Anhand des Ergebnisses wird die Arbeitsweise bei Bedarf korrigiert und optimiert. Vergessen Sie das Loben nicht!
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