Formvorschriften für Rechnungen

Mein Steuerberater sagt, dass ein Teil meiner Lieferantenrechnungen nicht zu gebrauchen ist. Welche Anforderungen stellt das Finanzamt denn an eine Eingangsrechnung?

Eingangsrechnungen betreffen meistens zwei verschiedene Steuerarten: Die Einkommensteuer und die Umsatzsteuer. Der Nettobetrag mindert als betrieblicher Aufwand den Gewinn. Und den Mehrwertsteueranteil dürfen Sie als „Vorsteuer“ von Ihren eigenen Umsatzsteuereinnahmen abziehen.

Ganz besonders pingelig ist das Finanzamt, wenn Sie die in einer Rechnung ausgewiesene „Vorsteuer“ abziehen wollen. Dann müssen Sie die strengen Vorschriften des § 14 Umsatzsteuergesetz berücksichtigen. In der nebenstehenden Checkliste sind alle Bestandteile einer finanzamtstauglichen Rechnung aufgelistet.

Für sogenannte Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 150 Euro gelten weniger strenge Vorschriften. In dem Fall genügen:

• Name und Anschrift des Ausstellers,
• Ausstellungsdatum der Rechnung,
• Bezeichnung und Menge der Lieferung oder Leistung
• Gesamtrechnungsbetrag (brutto)
• Steuersatz (in Prozent) oder der Grund für eine eventuelle Steuerbefreiung

Fehlt eine der genannten Angaben, ist der Vorsteuerabzug nicht erlaubt. Fällt der Fehler erst bei einer späteren Betriebsprüfung auf, müssen Sie die zu Unrecht einbehaltene Umsatzsteuer nachzahlen. Achtet Ihr Steuerberater auf korrekt ausgestellte Rechnungen, ist das also alles andere als bürokratische Erbsenzählerei: Er erfüllt damit seine Beraterpflicht! In Bezug auf die äußere Form ist das Umsatzsteuergesetz ansonsten weniger kleinlich: Als Rechnung gilt grundsätzlich jedes Geschäftsdokument, mit dessen Hilfe über „eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird“. Ob ausdrücklich Rechnung darauf steht oder nicht, ist unwichtig.

Unterschrieben sein muss eine Rechnung ebenfalls nicht – jedenfalls solange es sich um eine Papierrechnung handelt. Elektronische Rechnungen (zum Beispiel solche, die als PDF-Datei per E-Mail verschickt oder im Internet zum Download bereitgestellt werden) müssen hingegen eine digitale Unterschrift enthalten. Sie ist entweder per elektronischem Datenaustausch (EDI) oder mit einer „qualifizierten elektronischen Signatur“ zu versenden. Die darf nur von besonders zertifizierten Anbietern ausgestellt werden, kostet einmalige und laufende Gebühren und ist an bestimmte Hard- und Softwareanforderungen geknüpft. Aus diesem Grund sind bislang die wenigsten elektronischen Rechnungen korrekt signiert. Ein Vorsteuerabzug ist bei unsignierten digitalen Rechnungen jedoch definitiv unzulässig. Kann der Aussteller nicht elektronisch signieren, muss er Ihnen eine Papierrechnung schicken. Da Sie als Empfänger ein Recht auf eine formgerechte Rechnung haben, darf er dafür keine Gebühren verlangen – es sei denn, Sie haben beim zugrunde liegenden Vertrag ausdrücklich auf eine Papierrechnung verzichtet und sich mit einer zusätzlichen Gebühr einverstanden erklärt.

Nicht ganz so genau nimmt es das Finanzamt, wenn es um die Anerkennung einer Rechnung als betrieblicher Aufwand geht. Da es im Einkommensteuergesetz keine eigenen Rechnungsvorschriften gibt, gelten auch hier grundsätzlich die Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes. Sofern der Empfänger eindeutig identifizierbar ist und Sie glaubhaft machen können, dass es sich tatsächlich um eine betriebliche Ausgabe handelt, wird das Fehlen einzelner Rechnungselemente im Einzelfall toleriert. Sogar „Eigenbelege“ sind bei der Gewinnermittlung ausnahmsweise zulässig.

Checkliste: Die formvollendete Rechnung

Muster

• Vollständiger Name und Anschrift des Ausstellers
• Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
• Lieferdatum oder Leistungszeitraum
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Bezeichnung der Lieferung oder Leistung
• Gesamtpreis
• Umsatzsteuersätze (in Prozent)
• Umsatzsteuerbeträge (in Euro)
• Falls erforderlich Grund für Umsatzsteuerbefreiung
• Falls erforderlich Hinweis auf Aufbewahrungsfristen