Controlling: Wieso?

Controlling? Das ist doch was für die großen Unternehmen! Ich kontrolliere meine Mitarbeiter und brauche niemanden, der mich kontrolliert!

Viele kleinere Unternehmer haben bereits mit der laufenden Buchführung, der Umsatzsteuervoranmeldung und der Steuererklärung alle Hände voll zu tun. Durchaus verständlich, dass die Bücher nach der Erledigung der lästigen Pflicht schnell wieder zugeklappt werden. Aber auch sehr gefährlich. Denn zahlreiche Unternehmen geraten in Schwierigkeiten, weil sie ihre Kosten nicht kennen und folglich auch ihre Preise nicht richtig kalkulieren können.

Mit Controlling sind Sie vor solchen Fehlern gefeit. Richtig und systematisch betrieben liefert es Ihnen wichtige Kenngrößen wie Auftragseingänge, Umsatz pro Mitarbeiter oder Produktivität, aus denen Sie ablesen können, ob sich Ihr Unternehmen in die von Ihnen gewünschte Richtung entwickelt. Beispielsweise gibt Controlling Antworten auf folgende Fragen:

• Befindet sich mein Unternehmen noch auf dem richtigen Kurs?
• Arbeitet mein Unternehmen effektiv und effizient?
• Gibt es Signale, die Abweichungen erkennen lassen?
• Wie bewerte ich diese Informationen und welche Aktivitäten kann ich daraus ableiten?
• Habe ich die Prozesse derart gestaltet, dass unnötige Verschwendung ausgeschlossen wird?
• In welchen Bereichen sind Verbesserungen notwendig, um noch weitere Potenziale auszuschöpfen oder Kosten einzusparen?
• Welche Ziele kann ich mit meinen Mitarbeitern im Einzelnen vereinbaren?
• Wie kann ich später prüfen, ob diese Ziele auch erreicht wurden?

Voraussetzung, um Controlling-Maßnahmen durchzuführen, ist, dass Sie Ihre Ziele so konkret wie möglich formulieren. Wenn Sie beispielsweise mit einem neuen Produkt an den Markt gehen, sollten Sie zunächst das Kaufverhalten der Zielgruppe untersuchen. Anschließend analysieren Sie, ob Ihr Produkt den Erwartungen entspricht und gleichen eventuelle Defizite aus.

Die nächsten Schritte

Expertentipps:

• Der Auftragseingang liefert Ihnen frühzeitig Hinweise auf Veränderungen am Markt oder von Kundenansprüchen.
• Überprüfen Sie mindestens zweimal im Jahr, welche Produkte gut laufen und ob die Struktur Ihres Sortiments den Markterfordernissen entspricht. Ermitteln Sie, welche Produkte „Renner“ und welche „Penner“ sind.
• Analysieren Sie, in welchen Bereichen mangelnde Auslastung herrscht und wo Arbeitsspitzen entstehen.
• Wenn Sie Geschäfte mit Partnern tätigen, die außerhalb der Europäischen Währungsunion (EWU) angesiedelt sind, sollten Sie auch Währungs- und politische Risiken erfassen und bewerten.
• Vergleichen Sie Ihre Produktivität und die Qualität Ihrer Produkte bzw. Dienstleistungen mit der Konkurrenz (Benchmarking).

• Überprüfen Sie die Wirksamkeit Ihrer Maßnahmen regelmäßig anhand von Unterlagen wie Ist-Soll-Vergleichen, Kosten-Nutzen-Analysen, Kennzahlen, Deckungsbeitragsrechnung oder der zur Verfügung stehenden Software-Tools.
• Stufen Sie Controlling nicht als lästigen Papierkrieg ein. Wer so denkt, verliert schnell den Überblick über die Kosten und die liquiden Mittel.
• Auch wenn Ihr Unternehmen derzeit gut läuft, sollten Sie auf Controlling nicht verzichten. Auf diese Weise behalten Sie Kunden und Markt immer im Blick
• Controlling ist Chefsache. Um Fehler und Risiken auszuschließen, sollten Sie dennoch den Grundsatz des Vier-Augen-Prinzips beachten, das heißt, bei Entscheidungen ggf. weitere Experten zu Rate ziehen.
• Definieren Sie klar, an welchen Stellen welche Kosten in welcher Höhe entstehen.
• Verteilen Sie Gemeinkosten wie Energieverbrauch so einfach wie möglich auf die verschiedenen Kostenstellen (Verwaltung, Produktion etc.). In der Regel reichen Schätzungen aus.
• Verlassen Sie sich nicht allein auf die Daten aus Ihrem Rechnungswesen. Ein gut funktionierendes Controlling benötigt mehr Informationen.