Buchführung selber machen

Meine Buchführung mache ich selber, die Jahresabschlüsse macht der Steuerberater. Die Erledigung der Buchführung ist relativ zeitaufwendig und daher nur am Wochenende möglich. Kann ich meine Buchführungsarbeiten z. B. durch spezielle Software schneller und professioneller erledigen?

"Buchführung" ist ein weites Feld: Ganz allgemein gesagt handelt es sich um das Aufzeichnen von Geschäftsvorgängen auf Basis von Belegen. Am weitesten verbreitet ist die Finanzbuchhaltung. Deren Hauptzweck ist die Abrechnung der Umsatzsteuer und die vom Finanzamt vorgeschriebene jährliche Gewinnermittlung. Je nachdem, wie groß Ihr Unternehmen ist und welche Rechtsform Sie gewählt haben, müssen Sie unterschiedliche Buchführungsvorschriften beachten.

Neben der Finanzbuchhaltung gibt es aber noch zahlreiche andere Buchführungsbereiche, denken Sie nur an

• die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Personalverwaltung,
• Rechnungsstellung und Mahnwesen,
• die Überwachung Ihrer Zahlungsfähigkeit (Liquiditätsplanung),
• die interne Kostenrechnung zu Kalkulations- und Planungszwecken,
• Einkauf, Verkauf und Lagerwirtschaft,
• Kunden-, Lieferanten-, Artikelverwaltung etc.

Welche dieser Aufgaben bei Ihnen vorkommen und welche Sie selbst wahrnehmen wollen, hängt von der Art und Größe Ihres Betriebs sowie Ihren eigenen Kenntnissen, Erfahrungen und Prioritäten ab. Grundsätzlich gilt: So wichtig und nützlich eine korrekte und aussagekräftige Buchführung ist - sie ist nicht der eigentliche Geschäftszweck. Auf den sollten Sie sich im Zweifel konzentrieren. Denn mit dem verdienen Sie Ihr Geld.

Andererseits erledigen moderne Computer-Programme viele ungeliebte kaufmännische Arbeiten fast im Vorbeigehen: Ist beispielsweise das Online-Banking mit der Finanzbuchhaltung verzahnt, genügen oft ein, zwei Mausklicks, um einen Geschäftsvorgang zu "buchen". Sofern Sie Ihre elektronischen Kontoauszüge regelmäßig kontrollieren und die Zahlungsvorgänge auf diese Weise Rechnungen zuordnen, ersparen Sie sich in den meisten Fällen die früher üblichen Buchführungs-Schichten am Wochenende.

Wichtig: Damit die Kooperation mit Ihrem Steuerberater klappt, müssen Sie bei der Wahl der passenden Software unbedingt darauf achten, dass Schnittstellen für den Datenexport vorhanden sind. Auf der sicheren Seite sind Sie mit der so genannten DATEV-Schnittstelle: Die damit erzeugten Datenbestände kann jeder Steuerberater weiterverarbeiten.

Expertentipps:

• Klären Sie mit Ihrem Steuerberater ganz genau, welche Buchführungsaufgaben Sie übernehmen und welche Daten, Auswertungen und Belege er in welcher Form benötigt.
• Fragen Sie ihn, welche Buchführungs-Software aus seiner Sicht am besten zu Ihrem Betrieb passt.
• Klären Sie, ob die Software in Ihrem Fall bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen muss ("z. B. GoB-geprüft").
• Sehen Sie sich gezielt nach Alternativen um: Prüfen Sie, ob Sie eine - meist etwas teurere - Branchenlösung benötigen oder mit einer Standard-Software besser bedient sind.
• Entscheiden Sie sich nach Möglichkeit für eine ausgereifte Komplettlösung, in der die grundlegenden Buchführungsaufgaben mit den internen Verwaltungsanforderungen Ihres Betriebes verzahnt sind: Das sorgt für kurze Wege, erspart mehrfache Datenhaltung und verringert die Zahl möglicher Fehlerquellen. Außerdem ist der Schulungs- und Pflegeaufwand so geringer.
• Wenn Sie sich zunächst für eine Lösung mit geringem Funktionsumfang entscheiden, sollte sie ausbaufähig sein.
• Achten Sie zumindest darauf, dass der Im- und Export von Datenbeständen möglich ist. Das erspart beim Software-Umstieg wiederholten Erfassungsaufwand.
• Wenn Sie Ihre Daten mit dem Steuerberater austauschen wollen, sollte eine Export-Schnittstelle vorhanden sein.
• Beachten Sie bei Ihren Preisvergleichen, dass die Lizenzgebühren in der Regel jährlich anfallen. Sie können in Folgejahren zwar mit Vorversionen weiterarbeiten - die Software entspricht dann aber nicht mehr dem aktuellen Stand der Gesetzgebung.