Bonitätsprüfung und Forderungsmanagement

Ich habe gerade drei große Aufträge abgewickelt, doch bis auf eine Anzahlung sind noch keine Gelder eingegangen. Ein Kunde beruft sich auf angebliche Zahlungsfristen seiner Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB), der andere hält Gelder wegen möglicher Mängel zurück und der dritte hat sich schon mehrfach für ein Versehen seiner Buchhaltung entschuldigt. Was kann ich unternehmen?

Am einfachsten lassen sich die Unstimmigkeiten in Bezug auf die Zahlungsfristen aus der Welt schaffen. Zuerst sollten Sie daher überprüfen, ob die in den AGB Ihres Kunden festgelegten Zahlungsbedingungen überhaupt zum Vertragsbestandteil geworden sind.

Nicht der Fall ist das zum Beispiel dann, wenn

• im eigentlichen Kauf- oder Werkvertrag ausdrücklich etwas anderes geregelt ist (Einzelvereinbarungen haben Vorrang),
• die Kunden-Klausel mehrdeutig oder „überraschend“ ist oder Sie dadurch unangemessen benachteiligt werden (zum Beispiel mehrjähriges Zahlungsziel),
• in Ihrem eigenen Kleingedruckten andere Zahlungsbedingungen zu finden sind (wodurch sich die beiden AGB neutralisieren, Vertragsgrundlage werden dann automatisch die allgemeinen Bestimmungen des Bürgerlichen Gesetzbuches [BGB]).

Ob sich Ihr Kunde zu Recht auf seine AGB beruft, besprechen Sie im Zweifel mit Ihrem Rechtsanwalt, Steuerberater oder einem Experten der örtlichen IHK. Am besten nehmen Sie den Termin auch gleich zum Anlass, Ihre eigenen AGB überprüfen oder sich überhaupt welche erstellen zu lassen. Außerdem sollten Sie sich Rat holen, auf welche Weise Sie Ihre Geschäftsbedingungen am besten zur Vertragsgrundlage machen – oder aber zumindest verhindern, dass Sie in Zukunft noch einmal auf ungünstige Klauseln festgenagelt werden.

Wenn Sie von vornherein auf Nummer sicher gehen wollen, vereinbaren Sie Vorkasse, Anzahlungen oder Abschlagzahlungen. Ein probates Mittel der Risikominimierung sind Abschlagzahlungen auch dann, wenn Sie die Folgen von Mängelrügen begrenzen wollen: Tatsächliche oder vermeintliche Mängel fallen dann bereits bei einer Zwischenabnahme auf und lassen sich im Einvernehmen mit dem Kunden frühzeitig beheben. Bei überkritischen oder gar „faulen“ Auftraggebern klingeln zudem rechtzeitig die Alarmglocken. So reduzieren Sie unbezahlte unfreiwillige Vorleistungen auf ein Minimum.

Ist das Kind, wie im aktuellen Fall, bereits in den Brunnen gefallen, bleibt Ihnen nichts anderes, als der Kundenreklamation nachzugehen und soweit wie möglich und vertretbar nachzubessern. Kommen Sie damit nicht weiter, sollten Sie überprüfen, ob es für Ihre Branche eine Schlichtungsstelle bzw. ein Schiedsgericht gibt oder ob eine andere Form der außergerichtlichen Mediation infrage kommt. Informieren Sie sich bei Ihrer Berufs- und Branchenorganisation oder der für Sie zuständigen Kammer.

Zeigt sich Ihr Auftraggeber trotz einwandfreier Leistungen und fairer Verhandlungsangebote unkooperativ und kommt er seiner Zahlungspflicht nicht nach, setzen Sie ihm eine letzte Frist und leiten dann unverzüglich das gerichtliche Mahn­­verfahren ein.

Checkliste: Gründliche Bonitätsprüfung

Expertentipps:

Wer Aufträge mit einem beträchtlichen Finanzvolumen übernimmt, tut gut daran, die Zahlungsfähigkeit potenzieller Kunden zu überprüfen – am besten noch vor Abgabe des Angebots, spätestens jedoch vor dem Vertragsabschluss oder der Auftragsbestätigung. Externe Informationsquellen sind zum Beispiel:

• Banken: Sofern Ihre Kunden eingetragene Kaufleute sind, können Sie Ihre Hausbank beauftragen, bei der Bank des Kunden Auskünfte über dessen Kreditwürdigkeit, Zahlungsfähigkeit, eventuelle Kontoüberziehungen und sogar die Auftragslage einzuholen. Dieser Bankservice ist bei eingetragenen Kaufleuten gängige Praxis – es sei denn, das betreffende Unternehmen hat dem ausdrücklich widersprochen.
• Handelsregister: Dort bekommen Sie die grundlegenden Informationen über die Geschichte, Eigentumsverhältnisse und Eigenkapitalausstattung eingetragener Personen- und Kapitalgesellschaften. Je nach Größe und Rechtsform müssen manche Unternehmen auch ihre Jahresabschlüsse im Handelsregister veröffentlichen.
• Wirtschaftsauskunfteien: Dienstleister wie Schufa, Creditreform, Dun&Bradstreet, Hoppenstedt oder Schimmelpfeng tragen weitergehende Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammen.

Vergessen Sie aber auch Ihre eigenen, kostenlos verfügbaren Informationsquellen nicht:

• Buchführung: Wie war das Zahlungsverhalten des Kunden in der Vergangenheit?
• Außendienst: Welchen Eindruck von Ihrem Geschäftspartner haben Ihre Verkäufer und Servicemitarbeiter? Lassen Sie sich von Ihrem Personal gezielt über die wirtschaftlichen Verhältnisse und vor allem Krisenanzeichen unterrichten.

Neben einer gründlichen Bonitätsprüfung gibt es zahlreiche andere bewährte Mittel, mit denen sich die Zahlungsmoral der Kundschaft positiv beeinflussen lässt:

• Kalkulieren Sie Zahlungsanreize (wie Skonto) in Ihre Angebotspreise ein.
• Schreiben Sie zeitnah Rechnungen mit einem eindeutigen Zahlungsziel, überwachen Sie Ihre „Offenen Posten“ und schicken Sie bei Zahlungsverzug unverzüglich Mahnungen!
• Kommen Sie guten Kunden notfalls mit Verlängerung des Zahlungsziels oder Ratenzahlungen entgegen. Denken Sie daran, solche Lieferantenkredite angemessen zu verzinsen. Der offizielle Verzugszinssatz liegt derzeit bei gut elf Prozent pro Jahr.
• Beauftragen Sie ein Inkasso-Unternehmen mit der Wahrnehmung Ihrer Interessen oder leiten Sie nach der zweiten Mahnung das gerichtliche Mahnverfahren ein.
• Prüfen Sie, ob für Ihr Unternehmen ein Forderungsverkauf infrage kommt: Das sogenannte Factoring ist allerdings erst ab einem bestimmten Auftragsvolumen möglich und sinnvoll. Da das Zahlungsausfallrisiko vom Factoring-Unternehmen übernommen wird, müssen Sie zudem mit erheblichen Abschlägen auf den Nennwert Ihrer Forderungen rechnen.
• Unter bestimmten Umständen können Sie den Folgen von Forderungsausfällen auch durch Abschluss einer „Kreditversicherung“ vorbeugen.