Beschaffungspolitik

Eingekauft wird immer, wenn aus der Produktion angerufen wird, weil ein Rohstoff oder Bauteil fehlt. Dann dauert es, bis die Ware da ist und der Produktionsleiter schimpft, weil in der Zwischenzeit Leerlauf herrscht. Hat er recht?

Um die Beschaffung sinnvoll zu gestalten, muss eine gewisse Systematik eingeführt werden. Bei der Organisation der Bestände ist eine differenzierte Herangehensweise erforderlich.

1. Zum einen ist nach Bestandsarten zu unterscheiden. Ziel ist dabei, am günstigsten Ort geplante Bestände (keine ungewollten oder „Totbestände“) aufzubauen.

   • Rohstoffe: Bestände an Gütern, die direkt und wesentlich in das zu fertigende Produkt einfließen, können durch genaue Beobachtung gering gehalten werden.
   • Hilfsstoffe: Das sind Güter, die zwar direkt, aber eher unwesentlich in das zu fertigende Produkt einfließen. Sie können mit einer vereinfachten Planung und Bestellabwicklung gehandhabt und auch auf Lager gekauft werden.
   • Betriebsstoffe: Bei solchen Gütern, die während der Fertigung verbraucht werden, aber nicht in das Produkt einfließen, genügt ebenfalls eine vereinfachte Planung mit größeren Bestell- und Lagermengen.

2. Zweitens ist nach unterschiedlichen Materialkategorien zu differenzieren: A, B, C und X, Y, Z. Als Ergänzung zur ersten Einteilung ermöglicht diese Unterteilung es, sich auf wertvolle und relativ gut vorausplanbare Materialien zu konzentrieren. Dann kann die Beschaffung hochwertige Materialien in den passenden Mengen und in kürzeren Lieferintervallen einkaufen und die niedrigwertigen Materialien in größeren Mengen und dafür mit weniger Aufwand abwickeln. Orientiert sich die Beschaffung an der Vorhersehbarkeit von Bedarfen (also der benötigten Lieferungen und Leistungen), ergeben sich mindes­tens zwei unterschiedliche Bestellverhalten: Materialien, deren Verbrauch gut vorhersehbar ist (X), können im Idealfall taggenau eingekauft und mit geringen Beständen abgewickelt werden. Hingegen werden Materialen mit einem nicht oder schlecht planbaren Verbrauch (Y und Z) je nach Wert auch mit größeren Mengen auf Lager gekauft. Das verhindert eine einerseits unnötige Kapitalbindung und gewährleistet andererseits die Verfügbarkeit der Materialien.
3. Drittens schließlich ist nach dem Bestellverfahren zu differenzieren. Parameter dabei sind Bestellzyklus, Bestellmenge, Bestellpunkt, Soll-Bestand. Dabei muss die Beschaffung immer die beiden folgenden Fragen beantworten.

   • Wann soll bestellt werden? Entweder wird in einem immer gleichen Zeitfenster der Lagerbestand wieder aufgefüllt, oder dies geschieht, wenn ein bestimmter Bestellpunkt (bestimmte festgelegte Lagermenge) erreicht wird.
   • Wie viel soll bestellt werden? Auch hier bieten sich zwei Möglichkeiten an. Entweder es wird eine festgelegte Menge bestellt oder es wird auf einen definierten Lagerbestand (Höchstbestand) aufgefüllt.

Abhängig davon, wie Sie die beschriebenen Alternativen kombinieren, sieht die Beschaffungspolitik Ihres Unternehmens aus. Man unterscheidet dabei grundsätzlich zwischen Bestellpunkt oder Bestellrhythmusverfahren.

Die nächsten Schritte

Expertentipps:

• Klären Sie generell Ihren Beschaffungsbedarf. Welche Bedarfe sind auftragsbezogen und welche sind auftragsunabhängig?
• Führen Sie regelmäßige Bestandskontrollen durch, um Ihre Planung auf korrektem Zahlenmaterial aufbauen zu können.
• Überprüfen Sie das Verbrauchsverhalten der Materialien. Unterscheiden Sie hier zwischen gut (X), sporadisch (Y) und schlecht (Z) planbaren Materialien.
• Kategorisieren Sie Ihre Materialien nach Wertigkeit: Verbrauchsmengen (pro Jahr) x Einzelpreis = Jahresverbrauchswert
• Planen Sie hochwertige Materialien (A) sehr genau mit geringen Beständen und geringwertige Materialien (C) eher grob mit längeren Lagerreichweiten.

• Suchen Sie sich speziell für Ihre A/X-Teile (hochwertige und gut planbare Materialien) ausgezeichnete und sehr zuverlässige Lieferanten.
• Versuchen Sie für alle C-Materialien vereinfachte oder teilautomatische Bestellverfahren einzusetzen.
• Nutzen Sie die Serviceleistungen vieler Lieferanten in der Bestellabwicklung. E-Business-Tools, Einrichtung von Konsignationslager oder die Einführung von Kanban-Systemen. Konsignationslager heißt, dass Sie Ihren Lieferanten eine Lagerfläche auf Ihrem Gelände zur Verfügung stellen, in das sie liefern und aus dem Sie je nach Bedarf entnehmen. Der große Vorteil ist, dass Sie faktisch alles verfügbar haben, aber erst zahlen müssen, wenn Sie etwas aus dem Lager holen. Beim Kanban-System handelt es sich um einen selbststeuernden Regelkreis zwischen Lieferanten und Kunden. Über ein Behältersystem oder über eine Materialkarte steuern Sie den Materialfluss.