Beschaffungskosten

Mein Einkäufer ist klasse. Er spürt knappe Ressourcen auf und kauft zu unschlagbar günstigen Preisen ein. Aber die Beschaffungskosten sind leider immer sehr hoch. Was kann ich da machen?

Um nachhaltig Beschaffungskosten im Unternehmen zu reduzieren, ist eine gut strukturierte Vorgehensweise erforderlich. Von besonderer Bedeutung für die Kostenoptimierung ist das Verständnis der am Bestellprozess beteiligten Mitarbeiter. Ein hilfreicher Schritt in diese Richtung ist die Schaffung von Kostentransparenz. Zeigen Sie auf, wer im Unternehmen an einer Bestellung mitarbeitet und dadurch Kosten verursacht. Die Berechnung der Bestellkosten kann nach dem Muster in der Abbildung erfolgen.

Anhand solcher Zahlen wird jedem Beteiligten schnell deutlich, dass es notwendig ist, die Abläufe im Bestellwesen zu verbessern. Grundvoraussetzung für viele Systeme zur Bestellkostenoptimierung ist die Bereitschaft, sich an wenige Lieferanten über einen gewissen Zeitraum (zum Beispiel ein Jahr) zu binden. Es wird dann nicht mehr jeder Bedarf über den Einkauf abgewickelt und verhandelt, sondern die Produktion bzw. Fachabteilung hat direkten Zugang zum Lieferanten und ruft seinen Bedarf selbständig ab. In den meisten Fällen beinhalten derartige Regelungen auch die Abwicklung von Sammelrechnungen und die Übernahme der Warenausgangsprüfung beim Lieferanten.

Im Bereich der immer wiederkehrenden Produktions- oder Handelsmaterialien kann es außerdem sinnvoll sein, mit errechneten optimalen Losgrößen zu arbeiten. Hierbei werden die Bestell- und die Lagerhaltungskosten sowie Einstandspreise zu der benötigten Menge ins Verhältnis gesetzt, um wirtschaftlich optimale Losgrößen zu errechnen.

Die Kosten können auch durch Einführung automatischer Bestellsysteme gesenkt werden. Mit einem DV-gesteuerten Warenwirtschaftssystem können automatisch neue Bestellanforderung oder sogar direkte Abrufe bei den Lieferanten ausgelöst werden. Mithilfe eines Kanban-Systems (behälter­gesteuertes Versorgungssystem) können ebenso unnötige Bestellprozesse verhindert werden. Bei einem solchen System wird durch die Rückgabe von leeren Behältern (jeder Behälter hat eine eindeutige Identifikation) das Signal an den Lieferanten gegeben, neue Ware zu liefern.

Die modernste Methode ist der Einsatz von E-Business-Tools. Von der Suche nach neuen Lieferanten über den Einsatz von Ausschreibungsplattformen bis hin zum Austausch elektronischer Bestell- und Rechnungsdaten decken sie alle Prozessschritte ab. In der Extremvariante bestellt der Einkauf nicht mehr, sondern der Lieferant liefert aufgrund von Minimal- und Maximal-Parametern.

Aufzählung

• Nachhaltige Kostenreduzierung verlangt strukturiertes Vorgehen bei der Optimierung.
• Erst die Betrachtung der Gesamtkosten für Produkt und Prozess bringt den Erfolg.
• Je transparenter die Bestellkosten sind, desto eher wird an der Einsparung gearbeitet.
• Die Bindung und Bündelung von Bedarfen bei einem Lieferanten erlauben oft hohe Prozesskosteneinsparungen.
• Internet und Kommunikationstechnik machen heute eine wesentlich effizientere Bestellabwicklung möglich.

Die nächsten Schritte

Expertentipps:

• Ermitteln Sie die Kosten für eine Bestellung.
• Klären Sie, zu welchen Materialien Sie wiederkehrende Bestellungen haben.
• Ermitteln Sie, welche der vorgeschlagenen Methoden für Sie von besonderem Interesse sein kann.
• Berechnen Sie einmal für repräsentative Produkte die optimalen Bestellmengen (als Referenzwert).
• Automatisieren Sie Ihre Bestellprozesse.

• Sicherlich bietet nicht jedes Material riesige Potenziale zur Optimierung der Bestellkosten. Deshalb sollten Sie nicht den Einzelfall betrachten, sondern sich mit gebührendem Abstand Ihr Bestellverhalten anschauen und über die Masse Einsparungen erzielen.
• In der Regel erfordern Veränderungen im Bestellprozess eine Einbindung aller beteiligten Unternehmensbereiche. Suchen Sie daher das Gespräch mit den Bedarfsträgern, bevor Sie Veränderungen einleiten.