Aufbewahrungsfristen

Die Akten stapeln sich in meinem Büro. Ich muss dringend aufräumen, aber der Keller ist auch schon voll. Was muss ich unbedingt verwahren? Was kann ich getrost wegwerfen?

Archivierungspflichten ergeben sich aus unterschiedlichen Vorschriften: Für jeden Gewerbetreibenden und für jeden Freiberufler gelten die steuerlichen Aufbewahrungsfristen. Kaufleute müssen darüber hinaus das Handelsrecht beachten. Schließlich gelten für manche Unternehmen spezielle Berufs- und Branchenvorschriften (zum Beispiel für Krankenakten von Ärzten oder Baupläne von Architekten). Finden sich in den verschiedenen Rechtsnormen unterschiedlich lange Fristen, müssen Sie immer den längsten für Sie geltenden Zeitraum beachten.

Die wichtigsten steuerlichen Aufbewahrungsvorschriften sind in § 147 der Abgabenordnung zusammengefasst. Die dort genannten Fristen decken sich zum Glück weitgehend mit denen des § 257 Handelsgesetzbuch Sie müssen demnach zwischen zwei Aufbewahrungsfristen unterscheiden.

• 10 Jahre: alle Buchungsbelege und sämtliche Buchführungsaufzeichnungen, darunter insbesondere Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Inventarverzeichnisse sowie die „zu deren Verständnis erforderlichen“ Unterlagen.
• 6 Jahre: alle eingehenden „Handels- und Geschäftsbriefe“ und die Kopien der ausgehenden Geschäftskorrespondenz sowie sämtliche sonstigen Unterlagen, die steuerlich von Bedeutung sind.

Mit dem Begriff „Handels- und Geschäftsbriefe“ sind solche Schreiben gemeint, die sich direkt auf die Anbahnung sowie die Abwicklung eines Geschäftsvorgangs beziehen – von der Kalkulation über Angebote und Preislisten, Bestätigungsschreiben, Lieferscheine, Versandunterlagen und Mahnungen bis hin zu Reklamationen (eventuelle Gutschriften müssen als Buchungsbelege ebenso wie Rechnungen und Quittungen zehn Jahre aufbewahrt werden). Kopien der Geburtstagsglückwünsche an Ihre Kunden müssen Sie also nicht sechs Jahre lang aufbewahren.

Die Fristen beginnen grundsätzlich mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die betreffenden Dokumente entstanden sind: Eingangsrechnungen aus dem Jahr 1998 können Sie beispielsweise seit dem 1. Januar 2009 an den Reißwolf verfüttern. Den Jahresabschluss für 1998, der Anfang 1999 erstellt worden ist, dürfen Sie hingegen frühestens 2010 wegwerfen.

Die nächsten Schritte

Expertentipps:

• Fragen Sie Ihren Steuerberater, welche Buchungsbelege und Abschlussunterlagen, die mehr als zehn Jahre alt sind, noch nicht abschließend steuerlich oder gerichtlich geklärt sind.
• Alle anderen Unterlagen aus dieser Zeit dürfen Sie komplett entsorgen. Dadurch wird sehr viel freier Platz in Ihrem Keller entstehen.
• Klären Sie außerdem, welche „Handels- und Geschäftsbriefe“, die mehr als sechs Jahre alt sind, aus Beweisgründen noch verwahrt werden müssen. Die übrige Korrespondenz aus dieser Zeit dürfen Sie ebenfalls komplett wegwerfen.
• Geben Sie Ihre Unterlagen aber auf keinen Fall einfach ins Altpapier. Immerhin finden sich darin viele vertrauliche und personenbezogene Daten!
• Falls Sie Ihre Dokumente eigenhändig vernichten, achten Sie darauf, dass Sie einen Reißwolf der DIN-Sicherheitsstufe 3 verwenden. Sofern das Fassungsvermögen Ihres Schredders nicht reicht, suchen Sie sich ein seriöses Entsorgungsunternehmen, das eine Aktenvernichtung gemäß Bundesdatenschutzgesetz garantiert.

• Solange über die Besteuerung eines bestimmten Geschäftsvorgangs noch nicht abschließend entschieden ist, müssen Sie die dazugehörigen Unterlagen auch über die allgemeinen Aufbewahrungsfristen hinaus verwahren. Das ist zum Beispiel bei Gerichtsverfahren der Fall, die sich angesichts überlasteter Finanzgerichte oft jahrelang hinziehen.
• Ihre Aufbewahrungspflichten erfüllen Sie nur durch eine geordnete Ablage, die im Ernstfall einen direkten Zugriff ermöglicht. Der sprichwörtliche Umzugskarton oder gar ein Papiercontainer voller Einzelbelege genügt also nicht.
• Falls Sie allergisch gegen staubige Papierarchive sind, gibt es aber auch eine gute Nachricht: Im Original müssen Sie lediglich Ihre Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse verwahren. Aufgrund der höheren Beweiskraft ist das auch für Kontoauszüge und Rechnungen empfehlenswert. Alle anderen Dokumente dürfen Sie scannen und in elektronischer Form speichern. Während der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen müssen Sie dann aber in der Lage sein, die Digitalkopien in originalgetreuer Form wieder lesbar zu machen.
• Sind ausnahmsweise weder das Originaldokument noch die elektronische Kopie auffindbar, stellt das noch keinen Grund zur Verzweiflung dar: Mithilfe eines Eigenbelegs können Sie versuchen, den Vorgang plausibel zu machen. Solange es nicht gerade um den Vorsteuerabzug geht, wird das im Einzelfall meistens toleriert.
• Gefährlich wird es, wenn Unterlagen in größerer Zahl fehlen: Dann laufen Sie Gefahr, dass Ordnungsgelder gegen sie verhängt werden und das Finanzamt Zwangsschätzungen vornimmt.