Arbeitsverträge / Personalakte

Bisher habe ich Mitarbeiter per Handschlag eingestellt. Mein Steuerberater sagt, das sei nicht mehr erlaubt. Was muss ich denn beachten? Wie sollten Verträge aussehen? Und was ist überhaupt eine Personalakte?

Sie haben bisher rein rechtlich vollkommen richtig gehandelt, ein Schriftformerfordernis besteht bei Einstellungen nicht. Sie müssen IhremMitarbeiter lediglich ein Schriftstück überlassen, das die wesentlichen Bedingungen des Arbeitsverhältnisses festhält. Dies schreibt das Nachweisgesetz (NachwG) vor. Die Arbeitsbedingungen jedoch müssen hierin nicht im Detail aufgenommen werden. Kommt es dann aber zu Problemen zwischen Ihnen und Ihrem Mitarbeiter, kann schnell ein Streit entstehen, was genau bei Vertragsschluss bzw. bei der Einstellung vereinbart wurde. Nach dem Nachweisgesetz kann eine Beweislastverlagerung zugunsten des Arbeitnehmers erfolgen, Sie als Arbeitgeber müssen dann beweisen, dass zum Beispiel bei der Vergütung keine Zulagen vereinbart waren. So können freiwillige und spontan beschlossene Zuwendungen wie zusätzliche Urlaubstage, Erfolgsprämien oder Ähnliches vom Gericht als sogenannte betriebliche Übung ausgelegt werden, was Sie fortan zu regelmäßigen Leistungen an den Mitarbeiter zwingen würde. Auch haben Sie keine Flexibilität mehr, das Arbeitsverhältnis in Ihrem Sinne zu gestalten. Leistungsbezogene Vergütungssysteme, unterschiedliche Arbeitszeiten oder ähnliche Absprachen können dann kaum mehr vereinbart werden, denn es gelten lediglich die gesetzlichen Vorschriften. Bei Verstoß gegen Nachweispflichten sind Sie als Arbeitgeber dem Arbeitnehmer sogar zum Schadensersatz verpflichtet, etwa wenn Sie es versäumen, Ihren Mitarbeiter auf eine Ausschlussfrist aus dem geltenden Tarifvertrag hinzuweisen, und dessen Ansprüche dadurch verfallen.

Ein schriftlicher Arbeitsvertrag ist somit sehr sinnvoll. Neben den im NachwG vorgeschriebenen Mindestinhalten wie Lohnhöhe und Anzahl der Urlaubstage sollte er auch Probezeit, Verschwiegenheitsverpflichtungen, Vertragsstrafen usw. regeln. Aber Achtung: Die gesetzlichen Regelungen sowie eventuell greifende Tarifverträge dürfen nicht unterwandert werden.

Empfohlene Mindestinhalte eines Arbeitsvertrages:

• Genaue Bezeichnung der Vertragsparteien.
• Beginn des Arbeitsverhältnisses.
• Bei einem befristeten Arbeitsverhältnis dessen Dauer.
• Bezeichnung des Arbeitsorts.
• Beschreibung der Tätigkeit des Arbeitsnehmers.
• Detaillierte Aufschlüsselung des Arbeitentgelts.
• Arbeitszeit.
• Angabe der Urlaubstage.
• Kündigungsfristen.
• Eventueller Hinweis auf geltende Tarifverträge oder anderweitige Vereinbarungen, welche die Gestaltung des Arbeitsverhältnisses beeinflussen.

Mögliche weitere Vertragsregelungen:

• Verschwiegenheitsverpflichtung.
• Vertragsstrafen bei vertragswidrigen Verhaltensweisen des Arbeitnehmers.
• Regelungen für den Fall der Beendigung des Arbeitsverhältnisses .
• Wettbewerbsverbote.
• Gebrauch von unternehmenseigenen Gebrauchsgegenständen wie Firmenfahrzeuge, Nutzung des Telefons, Internetzugang, etc.
• Regelungen für die Vorgehensweise bei Krankheit oder sonstiger Arbeitsunfähigkeit.
• Regelungen zur Akzeptanz oder Nicht-Akzeptanz von Nebentätigkeiten.

Bei der Personalakte handelt es sich eigentlich um eine „Sammelakte“, die alle den Arbeitnehmer betreffenden Unterlagen enthält. Dies können beispielsweise seine Bewerbungsunterlagen, der Arbeitsvertrag sowie die sozialrechtlichen Unterlagen sein. Auch wenn es bei normalen Angestellten keine Verpflichtung zum Führen einer Personalakte gibt: Es ist sehr hilfreich, alle Informationen über einen Arbeitnehmer beisammenzuhaben, um unmittelbar darauf zugreifen zu können. Achten Sie hier aber auf den Datenschutz. Personalinformationen müssen Sie mit größter Sorgfalt behandeln. Einsicht an Dritte dürfen Sie nur mit Genehmigung des Arbeitnehmers gewähren.

Checkliste: Weitere Vertragsregelungen

Expertentipps:

• Verschwiegenheitsverpflichtung
• Vertragsstrafen bei vertragswidrigen Verhaltensweisen des Arbeitnehmers
• Regelungen für den Fall der Beendigung des Arbeitsverhältnisses
• Wettbewerbsverbote
• Gebrauch von unternehmenseigenen Gebrauchsgegenständen wie Firmenfahrzeuge, Nutzung des Telefons, Internetzugang, etc.
• Regelungen für die Vorgehensweise bei Krankheit oder sonstiger Arbeitsunfähigkeit
• Regelungen zur Akzeptanz oder Nicht-Akzeptanz von Nebentätigkeiten

Der Rechtsanwalt für Arbeitsrecht Frank Weigelt rät hierzu: In der Praxis stellt sich als eine der wichtigsten Regelungen im Arbeitsvertrag die Vereinbarung einer Ausschlussfrist dar, mit der die Geltendmachung von beiderseitigen Ansprüchen zeitlich begrenzt wird. Eine derartige Klausel stellt ein effektives Mittel dar, um zum Beispiel vermeintliche Überstundenansprüche eines Arbeitnehmers erheblich einzugrenzen. Auf diese Weise wird das Risiko, das bei der Eingehung eines Arbeitsverhältnisses für den Arbeitgeber immer besteht, wesentlich besser kalkulierbar.