Arbeiten im Team: Wie Sie handlungsfähig bleiben

• Sozialversicherung mithelfender Familienangehöriger

			Wir sind ein Familienunternehmen. Alle arbeiten fleißig mit. Sind Probleme mit der Sozialversicherung oder der Steuer zu befürchten?
			Solange es bei der gelegentlichen unentgeltlichen Familienmithilfe bleibt, haben Sie nichts zu befürchten. Wenn Sie einzelne Angehörige jedoch anstelle eines Angestellten in den Betrieb eingliedern und wie einen fremden Dritten für [...]

• Personalsuche

			Wie kann ich kostengünstig an qualifiziertes Personal kommen?
			Trotz nach wie vor hoher Arbeitslosenzahlen ist es gar nicht so einfach, auf die Schnelle gute Mitarbeiter zu finden. Dabei sind die Vermittler der Arbeitsagenturen eine bewährte und vor allem kostenlose Anlaufstelle. Sie sollten aber [...]

• Arbeitsverträge / Personalakte

			Bisher habe ich Mitarbeiter per Handschlag eingestellt. Mein Steuerberater sagt, das sei nicht mehr erlaubt. Was ist zu beachten?
			Arbeitsverträge müssen nicht zwingend schriftlich geschlossen werden. Experten raten allerdings hierzu, da im Falle einer gerichtlichen Auseinandersetzung meist zum Nachteil des Arbeitgebers entschieden wird, wenn die Vereinbarungen [...]

• Tarifverträge

			Wann muss ich Tarifverträge oder Mindestlöhne beachten?
			Wie das Wort Tarifvertrag schon besagt, müssen Sie selbst Vertragspartei sein, damit dieser Vertrag überhaupt zustande kommen kann. Wenn Sie in keiner entsprechenden Arbeitgeberorganisation Mitglied sind [...]

• Ausbildungsplatz schaffen

			Ich will einen Ausbildungsplatz schaffen. Wie geht das und was muss berücksichtigt werden?
			Prinzipiell ist die Schaffung eines Ausbildungsplatzes nicht anderes als die Schaffung eines Arbeitsplatzes. Sie müssen hier nur neben dem entsprechenden Arbeitsplatz und der Beschäftigungsmöglichkeit auch über eine für die Ausbildung [...]

• Richtig ausbilden

			Unsere Auszubildenden haben alle so richtig mit angepackt, nur im theoretischen Teil ihrer Prüfung haben sie schlecht abgeschnitten. Haben wir etwas falsch gemacht?
			Wahrscheinlich haben Sie Ihre Auszubildenden einfach zu viel arbeiten lassen, statt diese auszubilden, ihnen also den Beruf in Praxis und Theorie näher zu bringen. Auszubildende sollten mehr als nur günstige Arbeitskräfte sein [...]

• Ausbilden statt ausnutzen

			Ein wichtiger Auftrag kann nicht termingerecht zu Ende gebracht werden, weil von den vier Auszubildenden keiner verfügbar ist.
			Wenn die termingerechte Erledigung von Aufträgen von der Arbeit der Lehrlinge abhängt, ist die Personalplanung falsch. Auszubildende können und dürfen gerade in den ersten Lehrjahren nicht als vollwertige Mitarbeiter einkalkuliert werden. Von [...]

• Freie Mitarbeiter statt Angestellte?

			Ich brauche dringend Unterstützung im Betrieb: Muss ich mir Angestellte "ans Bein binden"? Oder lieber freie Mitarbeiter?
			Nein, Sie müssen sich nicht für jede Auftragsspitze zusätzliche sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer einstellen. In vielen Fällen sind Sie mit Aushilfen, 400-Euro-Minijobbern oder Zeitarbeitskräften besser [...]

• Temporäre Arbeitskräfte

			Ich suche für mein Restaurant keine festen Mitarbeiter. Was empfiehlt sich?
			Mit Ihren Überlegungen sind Sie auf dem richtigen Weg. Denn es wäre es ein fataler Fehler, wenn Sie Mitarbeiter fest und in Vollzeit einstellen würden, aber diese nur an gewissen Tagen und zu bestimmten Zeiten auslasten können. Dies hätte [...]

• Mit Flexibilität bei Großaufträgen punkten

			Meine Mitarbeiter sind von einem Großauftrag aufgrund der Auslastung alles andere als begeistert. Was ist zu tun?
			Feiern Sie den Akquise-Erfolg, bevor Sie Ihre maschinelle und/oder personelle Auslastung überprüfen und Ihre Kapazitäten erweitern. Dabei müssen Sie neue Mitarbeiter nicht gleich einstellen – mit Hilfe befristeter Verträge [...]

• Arbeit ausgewogen verteilen

			In der letzten Zeit klagt die Rohrfertigung über Überstunden, in der Kunststoffspritzerei sei dagegen noch Luft drin.
			Wenn Abteilungen unterschiedlich ausgelastet sind, zeigt die Planung Lücken. Prüfen Sie, ob Mitarbeiter der Spritzerei in die Fertigung wechseln können. Eine Alternative bietet Job-Rotation: Wenn alle [...]

• Zu Mehrarbeit motivieren

			Meine Mitarbeiter machen auch bei dringenden und wichtigen Aufträgen immer pünktlich Feierabend.
			Mehr Engagement entsteht, wenn Mitarbeiter wissen, warum sie mehr arbeiten sollen, und sich verantwortlich für den Betrieb fühlen. Machen Sie Mitarbeiter also zu Mitunternehmern, indem Sie sie über Auftragslage [...]

• Outsourcing: Ist das sinnvoll?

			Von meinem Konstruktionsbüro gehen mir zu wenig Ideen aus. Jetzt überlege ich, die Entwicklungsaufträge an Externe zu vergeben.
			Wenn Sie den Eindruck haben, dass Sie dadurch eine höhere Effektivität erzielen, sollten Sie Ihre Ideen in der Tat genau überdenken. Denn Outsourcing, zu Deutsch die Auslagerung [...]

• Outsourcing: pro und kontra

			Es gibt Aufgaben, die nicht unbedingt im Betrieb erledigt werden müssen. Wie entscheide ich, was ich nach außen vergebe?
			Sie haben völlig recht: Man muss wirklich nicht alles selbst machen. Sich auf die eigenen Kernkompetenzen zu konzentrieren, ist gerade für Selbständige und Kleinunternehmer eine bewährte Strategie. Externe Profis [...]

• Auslagern: So geht’s in der Praxis

			Ich habe wichtige Aufgaben an externe Dienstleister ausgelagert. Aber die Koordination klappt nicht. Was habe ich falsch gemacht?
			Um externe Projekte und Aufträge miteinander abstimmen zu können, müssen klare Verantwortlichkeiten im Unternehmen benannt, aber auch praktikable Informationswege erschlossen werden. Die regelmäßige Überprüfung und [...]

• Leitbild für wichtige Entscheidungen

			Ich habe meiner Sekretärin meine Unternehmensphilosophie erklärt. Sie hat gesagt, das sollten die anderen Mitarbeiter auch wissen.
			Hören Sie auf Ihre Sekretärin. Eine durchdachte Unternehmensphilosophie bildet das Fundament eines Betriebs. Sie gibt Auskunft über Arbeitsweisen, Einstellungen oder Haltungen und bietet damit Orientierung für Mitarbeiter, Kunden [...]

• Führung durch Motivation

			Während meines Urlaubs ist kein einziger Auftrag hereingeholt worden. Was läuft nur falsch?
			Generell sollte in Unternehmen jeder Mensch ersetzbar sein – besonders derjenige an der Spitze. Wenn allerdings Mitarbeiter die in sie gesetzten Erwartungen nicht erfüllen, kann das daran liegen, dass sie über ihre Aufgaben [...]

• Informieren, delegieren, motivieren

			Immer wieder fordern meine Mitarbeiter wichtige Entscheidungen von mir ein. Gehört das zum Unternehmertum?
			Sicher nicht. Wenn Mitarbeiter nicht wissen, was sie tun sollen, herrscht Unklarheit über die unternehmerischen Ziele, die gewünschten Ergebnisse und über die notwendigen Aufgaben. Entlastung bringen regelmäßige [...]

• Umgang mit Gerüchten

			Ich erfahre einige Gerüchte vom Assistent des Vertriebschefs. Wie gehe ich mit dem Wissen um?
			Achtung: Sie lassen sich hier auf Gerüchte ein. Der Umgang damit erfordert Fingerspitzengefühl. Gerüchte können auf Konflikte hinweisen, müssen aber nicht stimmen. Wirken Gerüchte und Konflikte aber negativ im Unternehmen, müssen [...]

• Konflikte regeln

			Die Koordination zwischen Produktion und Einkauf klappt nicht, weil die beiden Bereichsleiter nicht miteinander klarkommen.
			Generell sollten die beiden ihren Streit untereinander ausmachen. Doch wenn darunter das Betriebsklima, Mitarbeiter oder das Arbeitsergebnis leidet, müssen Sie als Unternehmer unbedingt dazwischenfunken. In Konfliktgesprächen oder [...]

• Kündigung

			Bei einem Ingenieur zeigen sich immer wieder Mängel an seinen zuständigen Anlagen. Was ist zu tun?
			Sie sollten zuerst das Gespräch mit Ihrem Mitarbeiter suchen, um nach den Gründen für die Mängel an seiner Arbeitsleistung zu suchen. Sind Weiterbildungsmaßnahmen nicht angebracht und ändert sich [...]

Ihr Unternehmen hat sich gut etabliert, Sie erhalten mehr Aufträge, als Sie abarbeiten können. Deshalb suchen Sie nach Mitarbeitern. Wenn Sie jemanden fest anstellen, gehen Sie viele Verpflichtungen ein, deshalb stellen Sie sicherlich hohe Ansprüche. Doch gerade wenn es der Wirtschaft gut geht, ist es gar nicht so leicht, gute Mitarbeiter zu finden – zumal zu dem Gehalt, das Sie sich wahrscheinlich leisten können und wollen. Wie gehen Sie also vor? Sie können ganz klassisch ein Stellengesuch in der Zeitung aufgeben, doch das ist sehr teuer. Auch Stellenportale im Internet kennen den Wert ihrer Leistung. Wäre es vielleicht besser, einen Personaldienstleister einzuschalten, der seine Erfahrung und seinen Rat bei der Personalauswahl einbringt?

Das ist ganz sicher nicht die letzte Frage, die sich in Bezug auf neue Mitarbeiter stellt. Sie werden sich auch mit den folgenden Themen beschäftigen müssen: Was ist bei Arbeitsverträgen zu beachten? Müssen sie schriftlich geschlossen werden oder genügt eine mündliche Abrede? Müssen Sie eine Personalakte anlegen? Müssen Sie nach Tarifvertrag bezahlen oder können Sie davon abweichen? Wie verhält es sich mit mithelfenden Familienangehörigen – müssen für diese Sozialversicherungsbeiträge bezahlt werden?

Vielleicht wollen Sie ja auch einen Ausbildungsplatz schaffen. Damit übernehmen Sie ebenfalls Verantwortung. Schließlich wollen Sie einen jungen Menschen ausbilden, nicht ausnutzen. Andererseits soll sich die investierte Zeit auch lohnen. In diesem Kapitel erfahren Sie, was Sie dabei zu beachten haben.

Da sie bestimmt nicht immer sozialversicherungspflichtige Mitarbeiter anstellen wollen, sobald einmal ein großer Auftrag hereinkommt, brauchen Sie weitere Informationen. Freie Mitarbeiter sind zwar kurzfristig gesehen teurer, Sie müssen sie aber nicht weiterbeschäftigen, wenn der Folgeauftrag doch ausbleibt. Auch Teilzeitbeschäftigte, Mini- und Midijobber, kurzfristig Beschäftigte sowie Schüler und Studenten als Ferienjobber können dabei helfen, flexibel auf Auftragsspitzen oder ungleichmäßig verteilten Arbeitsanfall zu reagieren. Alternativ können Sie auch versuchen, die anstehenden Aufgaben unter den vorhandenen Arbeitskräften neu zu verteilen oder Ihre Mitarbeiter zu Mehrarbeit zu motivieren.

Von diesen Lösungen zu unterscheiden ist das Outsourcing, also die ­Vergabe bestimmter Aktivitäten oder Wertschöpfungselemente des Unternehmens nach außen. Nicht immer, aber immer häufiger ist Outsourcing sinnvoll. Die Kommunikation via Internet vereinfacht die Koordination zwischen Auftraggeber und -nehmer. Durch Spezialisierung, Automatisierung und Auslandsfertigung können Outsourcing-Partner eine Leistung oft sehr viel kostengünstiger erbringen, als das im eigenen Unternehmen möglich wäre. Als Unternehmer sollten Sie aber sicher entscheiden können, welche Bereiche und Aufgaben strategische Bedeutung haben und unbedingt weiter von Ihnen selbst erbracht werden sollten. Auch bei der praktischen Umsetzung des Outsourcings sind schon viele Fehler gemacht worden – deren Wiederholung Sie sich ersparen können, indem Sie dieses Kapitel lesen.

Doch zurück zu Ihren eigenen Mitarbeitern: Damit alle an einem Strang ziehen (und zwar in dieselbe Richtung) ist es wichtig, dass Sie Ihre Führungsaufgaben wahrnehmen. Das heißt zum einen, die Mitarbeiter zu informieren, zu motivieren und Aufgaben zu delegieren. Wissen alle, wo Sie mit dem Unternehmen hinwollen, wie Ihrer Meinung nach Kunden und andere Geschäftspartner behandelt werden sollten? Ein Leitbild gibt den Mitarbeitern einen Maßstab, an dem sie ihren täglichen Umgang und ihre Entscheidungen messen können. Achten Sie auch darauf, nicht nur Arbeit, sondern auch Verantwortung zu delegieren, also den Freiraum für eigenständige Entscheidungen zu schaffen. Dadurch motivieren Sie effektiver als mit irgendwelchen kurzlebigen Motivationstechniken, die letztlich auf eine Manipulation der Mitarbeiter abzielen.

Zu Ihren Führungsaufgaben zählt zum anderen, Konflikte zwischen Mitarbeitern zu schlichten, angemessen mit Gerüchten umzugehen und ähnliche Herausforderungen im Alltag zu meistern. Und falls es sich nicht vermeiden lässt, müssen Sie einem Mitarbeiter notfalls auch kündigen. Auf den folgenden Seiten erhalten Sie zu all diesen Themen Anleitungen und viele Tipps.