Arbeit ausgewogen verteilen

In der letzten Zeit klagt die Rohrfertigung über Überstunden, in der Kunststoffspritzerei sei dagegen noch Luft. Tatsächlich habe ich dort eine Dartscheibe nebst Pfeilen entdeckt. Ich muss etwas unternehmen, aber was?

Schön ist’s, wenn Abteilungen Hand in Hand arbeiten, die Arbeit nur so flutscht und alle gleichmäßig ausgelastet sind. Das allerdings ist ein Wunschbild, der Alltag sieht meist anders aus: Da spielt die eine Arbeitsgruppe schon Dart und Karten oder verabschiedet sich in den Feierabend, während die andere noch voll unter Stress steht, um einen Auftrag abzuwickeln. Können die einen den anderen nicht helfen? ist in solchen Fällen eine berechtigte Frage.

Ja, sie könnten – wenn es die Organisation des Betriebs und die Qualifikation der Mitarbeiter hergibt. So sorgen schon flexible Arbeitszeiten dafür, dass Mitarbeiter früher gehen, wenn sie nichts mehr zu tun haben, oder länger bleiben, wenn die Abteilung brummt. Eine Alternative zu flexiblen und gleitenden Arbeitszeiten sind Zeitkonten, auf denen Angestellte Überstunden ansparen, die sie in ruhigeren Zeiten oder während einer mehrwöchigen Auszeit abbummeln.

In Dänemark wurde eine Strategie entwickelt, die insbesondere kleineren Unternehmen hilft, unterschiedliche Auslastungen von Bereichen intern auszugleichen und sogar die Produktivität zu steigern. Bei der „Job-Rotation“ wechseln Angestellte systematisch Arbeitsplatz und Aufgaben. Im oben dargestellten Beispiel eines kunststoffverarbeitenden Betriebs würden Fachkräfte etwa zwischen Fertigung und Gießerei rotieren. Ist eine der Sparten stärker beansprucht, glättet der Wechsel Spitzen.

Damit aber Arbeitszeiten flexibler werden oder jeder alle Handgriffe ausüben und neue Verantwortlichkeiten übernehmen kann, ist mehr Organisation im Unternehmen erforderlich und es sind Schulungen angesagt. Erwiesenermaßen steigt mit gleitenden Arbeitszeiten, vor allem aber durch die Job-Rotation die Flexibilität des Betriebs. Die Job-Rotation wirkt sich zudem positiv auf Produktivität und Effizienz aus, denn die Menschen sind vielseitiger beschäftigt und finden dabei auch neue Lösungen. Das motiviert und stärkt die Identifikation mit dem Betrieb, gleichzeitig lösen sich dadurch Positions- und Bereichsegoismen auf.

Allerdings muss dazu die Integration der Wechsler in neue Abteilungen sorgfältig begleitet werden. Egal welchen Weg Sie wählen, die Mitarbeiter, der Betriebsrat und alle Personalverantwortlichen müssen an der Umorganisation beteiligt werden. Übernehmen einzelne Angestellte neue Aufgaben, muss dies auch arbeitsrechtlich abgestimmt werden.

Davor steht die Überprüfung der Personalauslastung im Betrieb. Dabei hilft die Anforderungsanalyse, die den zeitlichen Einsatz sowie die Belastung der einzelnen Mitarbeiter ersichtlich macht. Sie sollte möglichst unabhängig von saisonalen oder wirtschaftlichen Schwankungen erhoben werden. Über einen festgelegten Zeitraum notieren Mitarbeiter genau, wann sie welche Aufgaben übernehmen und wie lange sie dafür brauchen. So entstehen systematisch Tätigkeitsprofile, nach denen die Auslastung von Abteilungen neu geplant werden kann.

Die nächsten Schritte

Expertentipps:

• Aufgaben und Auslastung der einzelnen Abteilungen prüfen: Dabei beobachten, wann wer welche Aufgabe übernimmt und wie lange er oder sie zur Erledigung benötigt.
• Aus den Tätigkeitsprofilen Personalbedarf jeder Abteilung kontrollieren und eventuell Überhänge oder Bedarfe herausfinden.
• Neuorganisation mit neuer Auslastung planen. Falls flexible Arbeitszeiten, Zeitkonten oder Job-Rotation infrage kommt: Organisations- und Weiterbildungsbedarf klären, weitere Personalentwicklung planen.
• Neuorganisation mit dem Betriebsrat und vor allem auch mit den Angestellten absprechen. Mitarbeitergespräche einplanen und organisieren.

• Jobrotation erfordert höher qualifiziertes Personal und daher regelmäßige Weiterbildungen. Denn für zusätzliche Aufgaben und Verantwortlichkeiten müssen Fachkräfte eingearbeitet und geschult werden. Auch die Selbstorganisation am Arbeitsplatz sollte trainiert werden. Dafür können Unternehmen mit höherer Motivation und vor allem Produktivität rechnen.
• Wenn Mitarbeiter regelmäßig in unterschiedliche Arbeitsgruppen oder Abteilungen wechseln, müssen Führungskräfte die Integration und Einarbeitung begleiten und überprüfen. Bei Job-Rotation besteht sonst das Risiko einer Ausgrenzung des „Fremden“ oder sogar von Mobbing.
• Zeitkonten erfordern die Klärung rechtlicher Fragen, zum Beispiel was im Fall der Betriebsschließung mit der angehäuften Arbeitszeit passiert oder in welchem Rahmen Zeitkonten ausgeglichen werden können.
• Flexible Arbeitszeiten sind am besten durch gleitende Anfangs- und Schlusszeiten zu regeln: Um eine Kernzeit herum – etwa von 9:00 bis 16:00 Uhr – entscheiden die Mitarbeiter, wann sie morgens kommen und wann sie gehen.